¿Realmente es necesaria una reunión?
En muchas empresas se ha pasado de la ausencia total de reuniones a la obsesión por las mismas. De este modo llenan las agendas de sus colaboradores y eso es lo que provoca la desidia con la que estos acuden a las reuniones.
Las reuniones son necesarias pero es conveniente enseñar a utilizar sus ventajas y bondades.
Lo primero que tiene que plantearse alguien tentado a convocar una reunión es cuál es el objetivo y qué se quiere conseguir.
Después debería analizar la pertinencia de la reunión o la posibilidad de utilizar otros medios o canales más apropiados, ya que en ocasiones una simple llamada o e-mail serian suficientes.
En caso de que solo se pretenda informar sobre algo concreto a un grupo de personas y se quiera evitar la distorsión de la información en cadena convendría que se cuestionara los siguientes temas:
¿Realmente necesito conocer la reacción de los participantes ya que no es previsible?
¿Contiene alguan información “delicada” o posibilidad de interpretación distinta a la deseada?
¿Necesito persuadir o solo informar?
¿Hay algo que desmentir o aclarar en relación al tema?
Si la respuesta es negativa, no hace falta convocar una reunión. Si puede esperar, incluya el tema en el orden del día de otra reunión y si no transmítala a través de otra vía: e-mail, intranet, etc…
De esta forma optimizara el uso de un recurso cada vez más preciado y escaso, su tiempo y el de sus colaboradores.
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