¿Cómo ser una buena comunicadora?
La comunicación es parte esencial en la labor de las secretarias.
En todo momento debemos mantener una comunicación con nuestros jefes, compañer@s, clientes, es fundamental y por ello debemos aprender a ser grandes comunicadoras.
En alguna ocasión, hemos utilizado algunas “malas costumbres”, de las cuales debemos darnos cuenta para evitarlas en nuestra forma de comunicar.
¿Qué estamos haciendo mal?
- Concentración: No podemos permitirnos estar divagando cuando mantengamos una conversación, antes de comenzarla debemos dedicar un tiempo para aclarar las ideas que vamos a exponer, y nuestra imagen mejorará.
- Tono de voz: Para nuestro trabajo, es necesario que se refleje el entusiasmo en nuestra forma de comunicar.
- Comodines: En alguna ocasión todos hemos usado comodines como “eh”, “am”, “quiero decir”, “esto es como”. Solemos utilizar estos comodines mientras estamos elaborando la siguiente frase, debemos evitarlos.
- Significado de las palabras: Debemos utilizar palabras precisas, si tenemos dudas sobre algún término, no lo utilices, pero no te quedes con la duda, consúltalo para incluirlo en tu lenguaje.
- Palabras negativas: Evitar “siempre” palabras negativas como “no sé”, “no puedo”, “no creo”. Debemos hablar siempre en afirmativo, debemos enfrentarnos a todo tipo de tarea, sacarla adelante.
Cual de estas 2 frases te gusta más: “No puedo tenerlo preparado hoy” o “Mañana por la mañana sin falta lo tendrás encima de tu mesa.
- Expresiones de inferioridad: No debemos echar piedras en nuestro tejado, las expresiones como, “no sé si mi opinión servirá pero…” no valen, atrévete a dar tu opinión y di “Tengo una sugerencia”. Es igual de importante tener ideas propias y saber desarrollarlas como apartar la tuya si comprobamos que la de un compañero es mejor.
- En busca de la aprobación: Es te tipo de expresiones se producen cuando una afirmación la convertimos en pregunta al finalizar la frase con un “¿no crees? O ¿tú que opinas?”. Hacen pensar a la gente que nos rodea que no estamos seguras de lo que les estamos diciendo.
Estas pautas, no van a hacerte cambiar tu forma de comunicar, pero el tenerlas en cuenta te servirá de apoyo en algunos momentos.
Lo mejor que podemos hacer para comprobar los fallos y habilidades de cada uno, es analizarnos nosotr@s mism@s, y elaborar nuestro propio plan de acción y reacción.
¿Cómo es tu jefe?
Hace unos días hablábamos de los diferentes “Tipos de clientes” que existen. Hoy vamos a hablar sobre “Tipos de jefes” que hay tantos como tipos de personas.
Tipos de jefes:
- Los que nunca quieren problemas: No les gusta crear conflictos, les gusta mantener la armonía entre los integrantes de su equipo, y para ello dejan hacer las cosas, aunque luego deban echarse las manos a la cabeza.
- Los que delegan: Hay alguno que no se atreve a tomar decisiones, y lo delegan todo en su secretaria o jefes de departamentos.
- Al que solo le importa “su” éxito: Piden que nos esforcemos, que les demos nuestro apoyo, nunca te lo agradecen y en el momento que algo sale mal, no les importa que tú seas la cabeza de turco.
- El perfeccionista: Nunca esta nada bien. Siempre hay algún fallo que corregir. Hace que el trabajo se nos acumule ya que a un mismo trabajo debemos dedicarle más tiempo del requerido.
- El acaparador: Cree que todo el trabajo le pertenece hacerlo a él.
- El negativo: Es poco motivador, es un gran fan de la “crítica”, y nunca reconoce cuando algo esta saliendo bien.
- El obsesionado: Este tipo de jefe, es el que se dedica a su trabajo en cuerpo y alma, el trabajo es lo primero en su pirámide de prioridades. Suele ocurrir que este tipo de jefe, no se dé cuenta de que aunque a él no le importe trabajar 10, 12 horas e inclusive fines de semana, sus empleados, tienen una vida fuera de la oficina.
- Los variables: Este tipo cambia fechas, entrevistas, viajes, formas de trabajo casi diariamente. Se olvidan de lo importante que es tener una agenda al día. Él que te dice una cosa y después te das cuenta que lo ha hecho al revés, ¿querrá volverme loca?
- El controlador: Tiene que estar al tanto de todos los movimientos que se realicen. Cualquier e-mail o información que enviemos, hay que enviarla con copia para él.
- El ausente: Es ese, que sí, tiene un despacho en la empresa, pero creemos que todavía huele a limpio. Todo lo hace desde fuera de la oficina, y si quieres localizarlo, tienes que mandar hasta señales de humo para poder localizarlo.
- El que no valora: El que pide y pide y pide, y no se da cuenta de los empleados que tiene hasta que no los ve salir por la puerta.
- El que todos deseamos (y muchos por suerte tenemos): Este tipo es el que pide opinión, el que se preocupa por que entiendas las cosas, el que intenta facilitarte el trabajo, el que entiende trabajas para vivir y no vives para trabajar, el que siempre tiene la puerta de su despacho abierta, para cualquier cosa, el que toma decisiones y reconoce tus aciertos, el que motiva a sus trabajadores para que tengan ganas y fuerzas para más, el que trata a todos por un igual, el que le gusta que sus empleados sientan que están en casa.
Como veis, siempre hay un gran jefe, que siempre esta a tu lado. Y todos debemos tener en cuenta, que en los momentos buenos estará con nosotros y en los malos, nos toca a nosotros estar con él.
Cuéntanos, ¿cómo es tu jefe?
San Valentín, ¿por qué no?
En los últimos tiempos, muchos de nosotros (me incluyo) hemos llegado a la conclusión de que el día de San Valentín, ha pasado a ser el día de “San Consumismo”.
Pero hoy, 14 de Febrero, me he levantado ENAMORADA. Si, enamorada de mi pareja, enamorada de mi familia, enamorada de mis amigos, enamorada de mi trabajo, en general, enamorada de la VIDA.
Todos estamos de acuerdo, que para demostrar tu amor por una persona, no tiene que existir un día en concreto, que cualquier día puede ser especial, puede ser único, pero no podemos negar que este día existe, y que a nadie nos amarga un dulce.
Puedes alegrar a esa persona de muchas maneras, no tiene porque ser algo material ni algo de mucho valor económico, lo único que le hace falta (nos hace falta) es sentir que piensan en nosotros, que tenemos gente a nuestro alrededor que nos quiere.
Si tienes una persona especial (pareja, amigo, familiar, etc.) y quieres hacerle saber que le quieres, que estás ahí siempre para lo que quiere y necesite, escríbele una frase bonita (aquí tienes algunas); dedícale una canción en su muro de Facebook, en Twitter, en Tuenti donde quieras; crea una postal romántica con dedicatorias, fotos, dibujos; una rosa, una sola rosa, algo con un valor económico no muy grande, pero con un significado enorme; prepárale esa cena especial que sabes que le encanta.
Hay muchas formas de conseguir sorprender a esa persona, pero solo una persona que puede hacerlo y esa, eres TÚ.
Feliz día de San Valentín!!!!
Atención telefónica
En un post anterior estuvimos hablando de cómo atender una llamada telefónica, como responder, que datos coger, etc.
Seguimos con las pautas para actuar correctamente ante la atención al público telefónicamente.
¿Qué importancia tiene la atención telefónica?
- Un elevado número de contactos con clientes al día, los realizamos a través del teléfono.
- En muchos casos el primer contacto contacto con un cliente sea a través del teléfono.
Qué uso le damos al teléfono
- Información de nuestros productos.
- Recibir y gestionar ventas.
- Reclamaciones.
- Primeras tomas de contacto.
- Gestiones administrativas.
Expresiones al teléfono
Estos son algunos ejemplos, que seguro que todos tenemos presentes, pero no esta de más recordarlos de vez en cuando.
Formación bonificada
Ha comenzado un nuevo año. Y con él, las empresas renuevan su crédito de Formación para sus trabajadores. El cuál se hace efectivo mediante las bonificaciones en la cotización a la Seguridad Social.
¿De cuánto crédito dispone?
Todas las empresas (de al menos de 1 trabajador) disponen de un crédito mínimo de 420 euros anuales, no acumulables de año en año.
Puede calcularse aplicando a la cuantía ingresada en concepto de “Formación Profesional” durante el año anterior, un 0,70%, y una vez calculado desde el “Simulador” de la Fundación Tripartita, puede comprobar el crédito correspondiente.
analiZe como Entidad Organizadora, puede con previa autorización informarle del crédito asignado sin coste alguno.
¿Quién puede beneficiarse?
Trabajadores por cuenta ajena de empresas con los lugares de trabajo ubicados en el ámbito nacional, que estén al corriente con sus obligaciones con la Seguridad Social.
No obtienen beneficio de este crédito: Personal en prácticas, becarios, autónomos ni funcionarios públicos.
¿Es bonificable el total del crédito asignado?
Dependiendo del tamaño de la empresa, existe la obligación de la participación de las mismas en la financiación de los costes de las acciones formativas, por lo que tienen que hacerse cargo de un % de la factura del curso de formación.
Adjuntamos tabla:
*% del cuál debe hacerse cargo la empresa.
Enlaces de interés:
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