El primer día de trabajo en una oficina
El primer día de trabajo en una oficina es muy duro. Todo es nuevo, compañeros, forma de trabajar, jefes, normas, programas informáticos… todo un lío, lo importante es no ir con ningún prejuicio y adaptarse poco a poco. Las personas nos solemos fijar mucho en la “primera impresión” y es complicado quitarse un cliché establecido, si esa impresión es buena, no hay problema, pero si causamos mala impresión nos costará mucho eliminarla. Por eso he aquí unos cuantos consejos para no “meter la pata” los primeros días de trabajo.
Sé emprendedora. Normalmente, cuando empezamos en una oficina se nos asignan pequeños trabajos para poder ir cogiendo el ritmo de la empresa. Si acabas pronto la tarea que te han asignado pide más, no esperes sentada con los brazos cruzados a que te den otra. Si eres proactiva le quitarás carga de trabajo a un compañero y eso es de agradecer.
Sé positiva. Una actitud positiva ante todos los problemas que puedan ir surgiendo te ayudará a solucionarlos de forma más rápida y eficaz además, a nadie le agrada tener un compañero o empleado negativo.
Pregunta y pide ayuda cuando lo necesites. No nacemos enseñados y siempre cuesta tiempo aprender cosas nuevas, nadie va a esperar que sepas hacerlo todo en un día. Realizar una tarea erróneamente solo proporciona pérdida de tiempo, tanto para ti como para los demás, es mejor preguntar cuando no se sabe algo.
Toma notas. La mente humana solo asimila 5 conceptos nuevos diarios, no somos portentos. Apuntarse todo lo que te vayan enseñando demuestra interés por aprender. No hay nada más pesado que un compañero o empleado que pregunta lo mismo todos los días. También es muy importante anotar los nombres de los compañeros y jefes para memorizarlos cuanto antes.
Escuchar mucho, hablar poco. Aunque sepas de que te están hablando, no vayas de “sabelotodo”, seguro que hay matices que no conoces y que, posiblemente, en la empresa sean imprescindibles. No hay nada peor que intentar ser el centro de atención nada más llegar.
Sé más que puntual. Llegar un poco antes a la oficina e irte un poco más tarde es una buena manera de demostrar tu interés por la empresa y porque las tareas no queden pendientes para el día siguiente.
Esto es solo una parte de lo que se puede hacer los primeros días de oficina. Continuará…..
El trabajo de una secretaria, un lanzamiento personal y profesional
Cuando trabajamos nos gusta que se nos reconozca como personas eficientes en todas las tareas que realizamos, por eso intentamos cumplir con nuestro empeño de la mejor manera posible.
El consultor francés de gestión en carreras profesionales Arthur Mennechet, concluyó en su estudio varios puntos importantes para que el trabajo de una secretaria sea una plataforma de lanzamiento en su crecimiento personal y profesional.
- El cuidado de la imagen. Tal y como describimos en alguno de nuestro post anteriores, (la imagen de una secretaria en verano o como ir vestida a la oficina), la secretaria es el primer punto de partida con la empresa y comienza en un contacto visual. Para Mennechet, ”La forma de vestir puede constituir un filtro a la comunicación, por lo que mejor no exagerar”. “Hay que adaptar el look a los códigos de la empresa y del trabajo manteniendo siempre su propia identidad gracias a un pequeño toque personal…“.
- Controlar las situaciones complicadas. Perder los nervios en situaciones de estrés denota falta de seguridad y personalidad. Eso no significa ser sumisa, la sinceridad es una buena cualidad: ”Controlar los nervios no significa tener que callarse, al contrario hay que aprender a decir las cosas manteniendo la calma.”
- Comentar ideas interesantes. Aportar datos contrastados en debates que se van a producir destaca capacidad. Si se tiene información sobre el tema a tratar en la reunión del día siguiente, “Se puede prever por ejemplo, un punto de actualidad … aportando contenido y mayor riqueza al debate.”
- Comunicarse, pero con cuidado. Una buena comunicación entre superiores y compañeros nos da la neutralidad necesaria para establecer la posición ideal. La integración con los compañeros es fundamental para entablar buena relación (tomar café en el descanso, preguntar por sus vacaciones, etc), al igual que la sinceridad con los jefes es de agradecer (“Llego tarde porque he perdido el autobús”, “Hoy salgo antes porque tengo que ir al médico”, etc.). Eso sí, mucho cuidado con los “cotilleos”, a nadie le agrada que hablen de él/ella a sus espaldas.
Por último y no sin ello primordial, reconoce a tu jefe.
Una oficina con estilo
Una oficina no tiene por qué ser un lugar aburrido y sin ningún estilo. Ya sea en casa o en el edificio donde trabajamos, podemos hacer que nuestra oficina sea un sitio estimulante y muy cómodo para trabajar, además de crear un estilo propio con unos pequeños consejos de diseño creativo.
Para empezar debemos de saber, exactamente, que ambiente nos agrada más para que nuestro trabajo sea productivo. Una vez decidido podemos comenzar con la decoración.
En el caso de tener nuestra oficina en casa, es bastante fácil poder diseñarla a nuestra manera. Disponemos de total libertad para elegir colores, formas, mobiliario, detalles e incluso el color de la pared. Cuando nuestro trabajo está en un edificio de oficinas o en una empresa, es mucho más complicado encontrar el equilibrio entre la sobriedad ejecutiva y el ambiente cálido y agradable de relax.
Básico y fundamental, una planta. Ya sea pequeña o grande una planta siempre da sensación de frescura, además de proporcionar elegancia. Si no puedes colocar una grande por falta de espacio, cualquier pequeña planta con flores o incluso flores frescas en un jarrón, queda muy bien encima del escritorio.
Un rincón personal donde colocar cualquier objeto que recuerde tu hogar o la familia dará un toque de cercanía personal. Si es una fotografía, hay que procurar que el marco sea totalmente diferente al entorno, tanto en color, estilo y forma. Si es un objeto, lo más recomendable es colocarlo en una especie de pequeña repisa que también destaque del resto de objetos.
Nada de pegatinas, fotos o papeles pegados en la pantalla del ordenador o la mesa.
Si es posible, cambia la mesa por una con cristal. El cristal es un clásico de decoración en cualquier estancia, por su limpieza y versatilidad a la hora de combinar con cualquier estilo.
Ya sabemos que la decoración es totalmente personal y que no a todos nos gusta lo mismo, por eso depende de cada uno de nosotros el que nuestro lugar de trabajo sea un lugar elegante, con un ambiente cálido y confortable.
Imaginando el iPhone 5. ¿Me lo comprará mi jefe?
Aunque Apple ha decretado un estado de silencio entre los desarrolladores sobre un dispositivo denominado iPhone 4S (un iPhone 4 con partes del sistema interno actualizadas), por su parte BGR (Boy Genius Report) tras informaciones de fuentes fidedignas, ha ido más alla y ha destapado el rumor de que en agosto, Apple puede presentar el nuevo iPhone 5, un dispositivo móvil totalmente novedoso, tanto en apariencia como en tecnología.
Siguiendo la costumbre, la compañía presentaría el nuevo iPhone 5 junto con el lanzamiento del iOS 5 en el evento anual que se va a celebrar en septiembre, aunque en dicho evento casi todas las novedades se centran en el iPod, pero esta vez parece ser que Apple podría romper con la tradición y sorprendernos con la organización de un evento a principios de agosto para la presentación tan esperada.
Poco o más bien casi nada, se sabe del nuevo dispositivo. Su aspecto exterior ha sido denominado por varias fuentes como “rompedor” o “radicalmente nuevo”. Thisismynext se ha adelantado y ha introducido recientemente un nuevo diseño de carcasa cónica para el iPhone 5. Otras versiones lo describen con forma de “gota de agua”, muchas suposiciones pero ninguna información en firme, aunque parece ser que han decidido empezar de cero y sorprendernos con lo inesperado.
En cuanto a la tecnología se duda si las mejoras podrían ser:
- La versión que usaría podría ser de uno o dos núcleos, con procesador ARM Cortex –A9.
- Suposiciones más lógicas serian el aumento a 8 megapíxeles por los 5 que tiene el iPhone 4.
- Pantallas fabricadas por Sharp de LCD de polisilicio de baja temperatura, algo que lo haría mucho más ligero.
- La mayor novedad: que no necesitaría tarjeta SIM, pudiendo ser compatible con redes GSM y CDMA vamos, un teléfono mundial que le permitiría funcionar con el mismo hardware tanto con redes AT & T y Verizon en Estados Unidos.
¿Será todo esto lo que nos espera? ¿Me lo comprará mi jefe? 
Como hacer una carta comercial
Redactar una carta parece fácil, pero existen muchas puntualizaciones a tener en cuenta, porque depende de a que cliente se envíe y de qué tipo sea. Existen las cartas de presentación de nuestra empresa a futuros clientes y las cartas de repuesta a los clientes habituales. Una secretaria debe de tener en cuenta los dos tipos para que no concurra en error a quien se envía.
Para que una carta comercial esté bien redactada debemos de prestar atención a ciertos aspectos. Si lo que necesitamos es informar a los futuros clientes de nuestros servicios, es fundamental hacerlo con palabras coloquiales para que puedan entender lo que queremos transmitirle, las palabras demasiado técnicas provocan rechazo. Una comunicación cordial y cercana provoca interés. Es muy habitual que los textos compuestos de términos técnicos, difíciles de comprender o muy pesados no resulten eficientes. Muchas veces se dedica esfuerzo y presupuesto para informar, pero lo que realmente falla es el tipo de comunicación. El contenido debe de presentar una estructura lo más correcta posible y para ello se debe de prestar atención en:
La ortografía: Puesto que cualquier error de ortografía provoca un efecto de rechazo inmediato.
La tipografía: Se ha de elegir la tipografía más coherente con la empresa que representamos. Por muy originales que sean, tipografías muy extravagantes pueden omitir la seriedad de la empresa.
La alineación: Muy importante a la hora de que el texto sea agradable a la vista. El justificado derecho es el más recomendable para demostrar uniformidad y estética.
El Texto: Se recomienda que sea específico y corto, con un objetivo claro en pocas líneas. Los signos de puntuación como comas y puntos deben de ser los justos y necesarios. Dentro del texto, tampoco debemos de abusar de los subrayados y negritas ya que, usados en exceso, pueden recargar el objetivo y provocar confusión.
Al redactar, debemos de tener en cuenta que la comunicación ha de ser lo primordial.
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