Protocolo para una fiesta de verano de la empresa
Aunque en España no es común que las empresas celebren fiestas de verano, poco a poco se va introduciendo este tipo de eventos, sobre todo en grandes empresas. Estas fiestas de verano son un encuentro entre clientes, proveedores, socios y empleados en lo que se podría denominar un networking con ambiente distendido. Como secretarias, el seguir un protocolo de actuación determinará nuestra profesionalidad. Algunas de las pautas a seguir en este tipo de eventos son las siguientes:
- Informarse de qué personas están invitadas a la fiesta y tener un mínimo de información sobre ellas, sobre todo si son clientes importantes de la empresa.
- Asegurarse si puedes ir con acompañante o la fiesta es exclusiva para las personas relacionadas con la empresa.
- No poner excusas para no acudir y aceptar de buen agrado la invitación, mostrando interés por asistir. Una vez en la fiesta no debemos de permanecer en ella menos de 1 hora ni estar hasta la madrugada.
- No monopolizar las conversaciones con temas de trabajo o logros personales y mucho menos hablar sobre compañeros o clientes de la empresa. Debemos ser optimistas y positivas en todo momento, evitando quejas y temas polémicos.
- Un detalle importante es mantener la mano derecha libre durante la fiesta para poder saludar al resto de invitados. La bebida debemos de sostenerla con la mano izquierda, un apretón de manos con la mano húmeda y fría es bastante desagradable.
- Aunque la fiesta tenga barra y buffet libre no debemos comer ni beber en exceso.
- Normalmente estas fiestas son informales, pero nuestro vestuario debe de ser elegante y discreto, nada de colores llamativos ni prendas muy cortas o ajustadas.
- Aprovechar la oportunidad para hablar con personas que no solemos ver en la oficina como directivos de nuestra empresa o empresas clientes. Este tipo de eventos puede servir para fortalecer relaciones comerciales.
Nunca debemos olvidar que estas fiestas son estrictamente eventos de negocio por lo que nuestro comportamiento, seguramente, será observado en todo momento.
Como cambiar un vídeo a un archivo de audio
Las tareas y funciones que debemos solventar diariamente las secretarias suelen ser rutinarias tales como atender al cliente, archivar, realizar facturas, etc., pero existen momentos puntuales en los que se nos requiere para algún trabajo no habitual como, por ejemplo ayudar a realizar una presentación, bien de la empresa o de algún producto específico.
En este tipo de tareas, alguna vez nos encontramos con el inconveniente de tener que insertar sonidos (tipo MP3, MP4, etc.) que tenemos en vídeo. Para extraer los archivos de audio de los archivos de vídeo (tipo AVI, FLV, etc.), hay un programa gratuito y muy sencillo de usar que nos facilitará bastante el trabajo, el VLC Media Player.
Para realizar este tipo de tarea lo primero que tenemos que hacer es descargar e instalar el programa en nuestro sistema.
Una vez abierto el programa debemos ir a “Go to Media” (Medios de Comunicación), “Convert” (Convertir) y “Save” (Guardar). Tras estos pasos se abre una ventana y en la pestaña “File” seleccionaremos el archivo que necesitamos convertir a audio.
Tras seleccionar el archivo pinchamos en “Add” (Agregar), “Convert” (Convertir) y “Save” (Guardar). Se abre otra ventana donde comprobamos que el archivo seleccionado es correcto y hacemos clic en “Browse” para guardar el archivo local. Es recomendable crear y nombrar un nuevo archivo para poder encontrarlo fácilmente, puesto que se guarda con el mismo nombre más la extensión “.ps”. Esta extensión (.ps) es la que debemos de cambiar a la extensión en la que necesitemos que sea el audio. Para ello, en la parte inferior pinchamos en “Profile” (Configuración) y buscamos en el desplegable la extensión deseada (. MP3, .MP4, etc.).
Ya solo nos queda pinchar en “Star” (Inicio) y esperar que pasen los datos para finalmente hacer clic en “Save” (Guardar).
Nuestro archivo de audio ya está listo y guardado para utilizarlo con cualquier sistema operativo.
“Síntomas” para valorar el abandono de un proyecto
Una de las decisiones más difíciles que se ha de tomar cuando hablamos de un proyecto, viene en el momento en el que nos damos cuenta de que existen pocas posibilidades de obtener los beneficios deseados y se empieza a valorar abandonar dicho proyecto.
En un principio, se comienza con gran ilusión, dedicando mucho tiempo al desarrollo del proyecto, contratando a expertos en la materia, definiendo y ampliando la plantilla según las necesidades, avanzando en el tiempo estimado y según lo previsto. A mitad de proyecto es cuando comienzan a aparecer los procesos críticos en los cuales, dejan de funcionar las previsiones y empiezan a producirse las discusiones entre los miembros de la plantilla para decidir que variaciones son necesarias incluir en el programa inicial para conseguir el éxito deseado.
Tras la decisión y consecución de los cambios definidos, el proyecto sigue sin avanzar y aquí es cuando salen a la luz las dudas de si un cambio de plantilla es lo más necesario o quizás invertir más dinero o lo peor, abandonar por completo. El tiempo va pasando y se van haciendo patentes los siguientes puntos:
- Los plazos se echan encima.
- La presión y el estrés se van apoderando de los integrantes de la plantilla.
- Comienzan los debates, conflictos sobre las diferencias de opinión.
- Se retrasa la toma de decisiones.
Por lo que las consecuencias son:
- Los costos van en aumento.
- La fecha de consecución se alarga más de lo deseado.
- Surgen los proyectos individuales para evitar una devaluación mayor de los beneficios.
Para no llegar a estos puntos, se ha de prestar mucha atención a los primeros “síntomas” que surjan y tomar las decisiones necesarias sin dar pié a la ambigüedad. Retrasar los plazos y condiciones pactadas en un principio solo conlleva llegar a lo inevitable, pero con mayores pérdidas.
Transiciones de un proyecto en una empresa
Cuando se estima la realización de un proyecto en una empresa hay veces que es necesario realizar transiciones con principios lógicos y de forma coherente. Es necesario aplicar unas pautas adecuadas para que dicha transición sea lo suficientemente productiva para que todo siga adelante.
- Determinar el éxito final. En el inicio de un proyecto se espera la obtención de beneficios operativos y financieros. Los directivos de dicho proyecto suelen tener puntos de vista diferentes en lo que se refiere a la conclusión con éxito. Es necesario que todos los integrantes trabajen juntos para poder comprender la gestión que se lleva a cabo y qué estipular los cambios necesarios. La clave para conseguir el éxito es saber adaptarse a los cambios que genera el día a día.
- Cambios fáciles y sencillos. En un principio, cambiar los puntos determinados de un proyecto parece complicado, pero con habilidad para identificar las pequeñas fisuras que entorpecen el desarrollo los cambios se pueden realizar de forma que no sea traumática.
- Sin islas. Un proyecto no son partes aisladas y cuando se abre una brecha lo más adecuado es hablar con todo el personal para encontrar una solución beneficiosa, accediendo a fuentes externas de información y comprometiéndose con las operaciones de cambio.
- Las variaciones en los proyectos también afectan a las personas que los realizan. El comportamiento humano tiende a ser escéptico a los cambios así que debemos de intentar adaptarnos y aceptarlos, tal y como vienen.
- Una transición no tiene porqué ser una transformación. Los principios pueden ser los mismos pero hay que identificar y aprovechar las oportunidades del cambio.
- Además del plan inicial, crear un plan estratégico para los cambios ayuda a la evolución del proyecto y a solventar las interrupciones.
Un proyecto estándar no es siempre un proyecto definitivo.
Como organizar la documentación de la empresa
Si bien es verdad que con los programas de gestión que existen hoy en día (Contabilidad, Nóminas, Facturación, Impuestos, etc.) se puede llevar una buena organización de la empresa, también es cierto que seguimos guardando mucha documentación en papel. Un buen sistema de gestión y mantenimiento de los archivos es fundamental para que la pequeña y mediana empresa funcione correctamente.
Lo más importante a la hora de definir un método de archivo es saber donde hay que dejar los documentos y su forma ordenarlos para que todo el mundo pueda localizarlos fácilmente. Lo más habitual es utilizar un sistema simple como el siguiente:
Facturas de Proveedores. A cada uno de los proveedores se le asigna un número en el sistema de contabilidad. Lo ideal es guardar las facturas en archivadores que corresponden a este número, en lugar de archivarlas por orden alfabético.
Facturas de Clientes. Con los clientes se puede utilizar el mismo sistema que con los proveedores, ordenarlos por su número contable.
Impuestos. Ya que existen muchos tipos de impuestos, lo más sencillo es separarlos por: IVA, IRPF, Impuestos de vehículos, Impuestos Ayuntamiento, Impuestos Especiales, Impuestos de Sociedades, Varios. De esta forma no utilizamos demasiados archivadores y cada uno contiene la documentación correspondiente.
Empleados. Si la empresa tiene empleados lo más cómodo y útil es adjudicar un archivador para cada trabajador y guardar la ficha con los datos, las nóminas, Seguros Sociales, Declaración de lRPF y revisiones médicas.
Normalmente somos las secretarias las encargadas de buscar los documentos que nos solicitan. A ser posible, cuando nos pidan un documento específico entregaremos un fotocopia, si nos exigen que ha de ser el original, lo mejor es dejar la fotocopia en el mismo lugar donde está el documento con una nota de préstamo donde se detalla la fecha, el nombre y la firma de la persona que se lo ha llevado.
Una documentación ordenada ahorra mucho tiempo y algunos sustos.
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