Los correos a la vuelta de vacaciones
Cuando volvemos de vacaciones, una de las tareas que nos ocupan gran parte del día de vuelta, es la gestión de los correos recibidos en esos días. Debemos saber afrontar la acumulación para no saturarnos el primer día.
Lo primero que debemos hacer al abrir nuestro gestor de correo es revisar todas las carpetas dónde recibamos correos, comprobar si en ellas hay algún correo que el remitente nos haya marcado como “importante”, y comenzar nuestra tarea de lectura y contestación.
Una vez concluidos estos, deberemos fijarnos en los correos que requieran una respuesta junto a algún presupuesto, información adjunta, etc.
Los que durante nuestro periodo vacacional, no hayamos podido evitar mirar el correo y en alguna ocasión, incluso contestarlo, debemos tener cuidado y fijarnos bien ya que esos correos habrán quedado como leídos y puede que queramos contestar o ampliar la respuesta enviada en su día.
No debemos olvidarnos de preguntar a nuestros compañeros si los correos que hemos recibido han obtenido ya respuesta por otro lado. Es posible que alguno fuera urgente y que el cliente, al no recibir contestación por nuestra parte, se dirigiese a algún otro compañero para que le ayudara. Tener mucho cuidado con este tema, debemos dar buena imagen a nuestros clientes.
El correo electrónico durante nuestras vacaciones
Cuando nos vamos de vacaciones, seguimos algunas pautas para que todo el mundo quede avisado de nuestro periodo de descanso:
- Mensaje en el contestador del teléfono, indicando periodo vacacional.
- Envió de e-mail a nuestros clientes para realizar la comunicación.
- Respuestas automáticas cuando recibimos algún correo. Esta última es quizás la más importante, para que la persona que nos ha enviado el correo quede informada de que su e-mail no va a ser leído hasta la vuelta. En este correo, es interesante facilitar al cliente alguna otra dirección de e-mail o teléfono de la persona que se ha quedado a cargo de nuestros temas en nuestra ausencia.
En la actualidad, muchos son los que gracias a su smartphone, pueden tener acceso a su correo electrónico en su periodo vacacional. Pero no debemos olvidar nunca que estamos de vacaciones. Que son necesarias para recargar las pilas y volver al trabajo con más energía.
Si nos es completamente imposible desentendernos del móvil y debemos de estar conectados para cualquier urgencia que pueda surgir, debemos tener en cuenta que:
- No hay que estar pendiente todo el día del móvil, márcate un horario para revisar el correo y solucionar los diferentes temas. Desactiva las notificaciones.
- Si no es urgente, no contestes, bastará con el mensaje automático que se envió como respuesta al cliente.
El gestionar nuestro correo con el móvil, tiene una ventaja, y es que en nuestra vuelta al trabajo, nuestra bandeja de entrada ¡¡¡no estará tan saturada como de costumbre!!!
Evalúa los valores sociales de tu empresa
¿Qué es lo que más consumen nuestros clientes? Información. Todo ello gracias a internet y el auge que las redes sociales ha experimentando en estos últimos años.
Como autónomos y como empresa, queremos contactar con nuestros clientes para evaluar nuestros valores sociales, son ellos los que valoran nuestros servicios y todo ello basado en las experiencias.
Keith Fiveson, CEO de ITESA explica que: “Después de una mala experiencia en el servicio al cliente: 86% de los consumidores lo comenta con otros; 20% envía comentarios negativos a través de las redes sociales y 15% deja de hacer negocio con la empresa”
Los puntos de encuentro se han ampliado, ya no son solo el teléfono y la presencia física, también están la web, el correo electrónico, los vídeos, etc., todos ellos hay que cuidarlos de la misma forma que cuando un cliente viene a hablar con nosotros.
Examinar el conjunto que forman la tecnología y las personas nos puede facilitar la creación del mejor diseño para atraer y fidelizar a nuestros clientes. Estas son algunas de las claves que Keith Fivenson nos da para tener en cuenta:
- La tecnología, la capacitación, los procesos y los procedimientos dentro de la empresa, denominados todos ellos como Conocimiento Mental.
- Los temas visuales de estética como olores, sonidos o colores en el entorno físico.
- La llamada Inteligencia emocional, como una persona entiende las emociones y actúa en consecuencia de ellas.
- El liderazgo y la motivación están unidas. ¿Qué es lo que te hace líder para que la gente te siga? El ofrecerles la satisfacción de sus deseos y necesidades.
- Encontrar el punto en común para relacionarnos y así poder sociabilizar.
- Por último y no menos importante, hay que evaluar e interpretar las encuestas, datos y analíticas para conocer la experiencia de nuestros clientes.
Fuentes: http://www.getcustomerexperience.com/general/consciousness-and-the-customer-experience.html
Buenos tiempos para los autónomos
Y no es una paradoja, porque son buenos tiempos para los autónomos, en cuanto a la libertad que nos ha proporcionado la tecnología.
La revolución tecnológica acontecida todos estos años atrás, ha cambiado la forma de trabajo, los autónomos y empresarios son más independientes ya que no necesitan estar en la oficina para revisar el correo, enviar datos, contactar con los clientes, etc. Se acabó lo de estar presente de 8 de la mañana a 8 de la tarde. Eso sí, todo tiene su truco y hay que utilizarlas de manera inteligente.
¿Hasta qué punto ha cambiado el lugar de trabajo? Según una encuesta realizada por la empresa estadounidense de telefonía RingCentral, el 55% de los autónomos y empresarios encuestados comentó que preferían olvidarse la cartera en su casa antes que su Smartphone. El 67 % que revisaba su móvil más de 10 veces al día y casi la mitad de ellos, reconocían su “adicción” al teléfono.
Podemos trabajar desde cualquier punto del mundo, aunque esté a miles de kilómetros de nuestra oficina e incluso prescindir de oficina pero muchas veces, esta disposición también nos obliga a trabajar a las horas que, antiguamente, desconectábamos. ¿Y las vacaciones? La cantidad de veces que nos han llegado correos o mensajes de trabajo mientras disfrutamos de las vacaciones y hemos tenido que responderlos.
Ya no sirve eso de “no tengo ordenador a mano” o “lo miraré cuando llegue a la oficina”, ahora es “mientras hablo contigo lo estoy viendo, lo estoy corrigiendo y ya te lo estoy enviado”.
Pero, ¿cómo es la línea que separa nuestra vida laboral de la personal? ¿Creéis que cada vez más delgada? ¿Puede ser un inconveniente la tecnología a la hora de diferenciarlas?
¿Y tú, qué opinas? 
Cómo escribir correctamente un correo electrónico
Escribimos y recibimos miles de correos electrónicos pero, ¿están escritos correctamente?
El correo electrónico, es uno de los medios más utilizados para la comunicación con clientes, proveedores, amigos, etc.
Por lo cual debemos tener en cuenta que su lectura debe ser fluida.
Debemos utilizar una tipografía adecuada, tener en cuenta el tema principal, y evitar dar rodeos o extendernos sobre un tema que no viene al caso, utilizar frases cortas (para una lectura más ágil), resaltar lo importante, no amontonar la escritura, dejar espacios sin contenido, etc.
- Tipografía: Un solo tipo de letra. No escribir los e-mails en mayúsculas (escribirlo así, es sinónimo de estar gritando). Sí que podemos utilizar otros tamaños o colores, para resaltar lo “importante” del e-mail. Diferente tipo de letra, para citar textos de otra fuente o persona.
- Frases cortas: No debemos “extendernos” en los temas, ten en cuenta dónde y cuando cortar las frases. No por querer explicarlo de una forma más extensa, se va a entender mejor el mensaje. La lectura será mucho más fácil y ágil con frases cortas y concisas.
- Resaltar lo importante: Si resaltamos con negritas, cursivas o subrayados, las frases más importantes, la mirada del receptor captará de una forma más rápida el tema a tratar.
- Escritura espaciada: La escritura debe estar bien estructurada.
- A quién va dirigido
(Espacio)
- Tema a tratar
(Espacio)
- Detalle del asunto a tratar
(Espacio)
- Despedida
(Espacio)
- Firma de correo electrónico
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