Cómo escribir correctamente un correo electrónico
Escribimos y recibimos miles de correos electrónicos pero, ¿están escritos correctamente?
El correo electrónico, es uno de los medios más utilizados para la comunicación con clientes, proveedores, amigos, etc.
Por lo cual debemos tener en cuenta que su lectura debe ser fluida.
Debemos utilizar una tipografía adecuada, tener en cuenta el tema principal, y evitar dar rodeos o extendernos sobre un tema que no viene al caso, utilizar frases cortas (para una lectura más ágil), resaltar lo importante, no amontonar la escritura, dejar espacios sin contenido, etc.
- Tipografía: Un solo tipo de letra. No escribir los e-mails en mayúsculas (escribirlo así, es sinónimo de estar gritando). Sí que podemos utilizar otros tamaños o colores, para resaltar lo “importante” del e-mail. Diferente tipo de letra, para citar textos de otra fuente o persona.
- Frases cortas: No debemos “extendernos” en los temas, ten en cuenta dónde y cuando cortar las frases. No por querer explicarlo de una forma más extensa, se va a entender mejor el mensaje. La lectura será mucho más fácil y ágil con frases cortas y concisas.
- Resaltar lo importante: Si resaltamos con negritas, cursivas o subrayados, las frases más importantes, la mirada del receptor captará de una forma más rápida el tema a tratar.
- Escritura espaciada: La escritura debe estar bien estructurada.
- A quién va dirigido
(Espacio)
- Tema a tratar
(Espacio)
- Detalle del asunto a tratar
(Espacio)
- Despedida
(Espacio)
- Firma de correo electrónico
Diseña tu firma de correo electrónico
Para que la imagen de tu empresa no exprese desorden, una parte importante que debemos cuidar es nuestra firma de correo electrónico.
Debemos tener en cuenta que las firmas de correo electrónico, forman parte de la imagen corporativa de la empresa, y puede llegar a funcionar como una tarjeta de visita, por lo cual, la información que detallemos en cada una de ellas (firma del correo electrónico – tarjeta de visita) debe de ser igual o muy similar.
¿Qué normas debemos seguir en la creación de nuestra firma?
- Las firmas de todos los trabajadores de la empresa deben de ser iguales.
- Separar datos personales y de la empresa. Deben saber quién es el autor del correo, que este bien visible.
- Es importante usar textos en vez de imágenes, ya que en la actualidad, cada día más usuarios, leen el correo a través de sus smartphones, y el que nuestro e-mail lleve imágenes supone una descarga más lenta. En caso de llevar imágenes, debemos tener en cuenta que estas, deben estar alojadas en un servidor en Internet.
- No cargues demasiado la firma. Que se vea una firma limpia y ordenada.
- Deja un espacio para los avisos sobre confidencialidad y cláusulas sobre la LOPD.
¿Qué datos debe llevar nuestra firma?
- Nombre y apellidos.
- Cargo que desempeñas o departamento al que perteneces.
- Dirección de correo electrónico.
- Enlaces a nuestros perfiles personales en Twitter, LinkedIn, etc
- Datos de la empresa: nombre, dirección, teléfono, fax, etc
- Enlaces de la empresa: página/s Web, blog/s, etc.
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