Sistemas de mensajería instantánea en la oficina
Muchas empresas utilizan programas como Skype para mantener una comunicación rápida con todos los compañeros.
Para que estos tipos de sistemas puedan funcionar correctamente, todos debemos tener en cuenta, cómo y con quién utilizarlo. Si no se hace un uso adecuado, es probable que la herramienta deje de ser algo beneficioso.
¿Qué recomendaciones debemos seguir para un uso correcto de este tipo de mensajería?
- Ten presente que si estamos conectados con el chat y en el ordenador de la empresa, las conversaciones mantenidas deben estar relacionadas con temas laborales y con compañeros de nuestra empresa. Es una herramienta más de nuestro puesto de trabajo.
- Puede ser que en algún momento, la persona con la que queramos contactar, pueda no estar en su sitio, o estar ocupada con alguna llamada, visita, etc. Por ello, si vemos que no contesta, no debemos ser insistentes. Si es urgente y no contesta, es preferible realizar una llamada o acercarnos hasta su sitio.
- No todas las conversaciones pueden ser tratadas por mensajería. Si debemos dar algún tipo de explicación importante, realizar alguna corrección, etc., es preferible hacerlo en persona para que todo quede claro. Debemos recordar que de esa conversación no queda ningún comprobante.
- Intenta que cuando termines una conversación, la otra persona se entere. Debemos acabar siempre con un “gracias, me pongo con ello” o algo que indique que la conversación ha terminado.
- En ocasiones, las bromas pueden no ser entendidas ni cuando estamos con la persona cara a cara, así que debemos tener un especial cuidado si las realizamos a través del Chat.
- La educación tiene que estar presente siempre, tanto en conversaciones en persona como en conversaciones por Chat.
Si la utilizamos correctamente, esta herramienta puede ser esencial en nuestro trabajo diario.
¿Es importante tener una agenda diaria?
Para que el trabajo diario salga adelante como debe ser, necesitamos tener una buena organización.
Nuestras tareas a realizar, deben estar perfectamente planificadas y anotadas. Para ello, la mejor opción es contar con una agenda diaria que nos ayude a llevar un orden.
¿Por qué debemos tener una agenda?
- ¿Quién de nosotros no lleva siempre mil temas pendientes en la cabeza? Seguro que todos. Por ello el tener una agenda actualizada al día con todas las visitas, reuniones, llamadas, e-mails a enviar, trabajos a realizar, etc. nos dará la tranquilidad que ninguna de las tareas se nos van a olvidar.
¿Debemos anotar todo?
- Debemos acostumbrarnos a anotar todo y cuanto más detallado, mejor (hora, dirección, teléfono, nombre, asunto, etc.)
¿Esto nos ayudará a evitar el desorden?
- Si, ya que por fin podremos olvidarnos de esos miles y miles de papeles que siempre van rondando por nuestra mesa con nuestras anotaciones, los cuales corren un gran peligro, el de extraviarse.
Una buena opción para poder tener nuestra agenda actualizada tanto en la oficina (en nuestro equipo) o fuera de ella (con nuestro smartphone) es “Google Calendar”.
Con esta herramienta podremos tener varias agendas controladas, así como programar avisos para esas notas importantes que no pueden fallar.
Si organizamos nuestro tiempo, será más fácil sacarle el máximo partido.
¿Es importante tener un blog corporativo?
Muchas empresas están presentes en Internet, con sus páginas Web, Twitter, Facebook, etc. Pero no todas ellas tienen un blog corporativo, dejando atrás las ventajas que esto puede aportar.
¿Qué ventajas puede tener un blog corporativo?
- Mejora el posicionamiento de tu página Web, aportando contenidos que puedan ser de interés sobre nuestros productos y/o servicios.
Los motores de búsqueda están muy pendientes de los blogs, por ello si sabemos seleccionar bien las palabras clave, también esto ayudará a nuestro posicionamiento.
Debemos tener
- Mejora la imagen de nuestra empresa, ya que en el blog podremos ampliar la información de nuestra empresa de forma más detallada.
- Puede ser un gran comercial, ya que nuestros post podrán ser compartidos por nosotros y por nuestros seguidores en varias redes sociales, por lo que podremos llegar a un mayor número de lectores. Además de poder tener una respuesta inmediata a todas las dudas que puedan surgir a nuestros lectores.
- Ganaremos credibilidad, nuestra experiencia nos ayudará a crear contenidos que puedan aportar soluciones al lector. Podremos demostrar lo que hacemos y cómo lo hacemos.
- Promociones en las barras laterales mostrando anuncios de nuestros productos. Incluso ofrecer ese espacio a nuestros clientes.
Uno de los motivos por el que las empresas no crean su propio blog es la falta de tiempo para crear contenido. Pero no hace falta que escribamos un post cada día.
Y una vez más debemos tener presente que somos un equipo, y que entre todos será más fácil crear contenidos.
La atención al cliente en las Redes Sociales
En algún momento, todos o casi todos nosotros hemos recurrido al servicio de atención al cliente de alguna de las compañías o marcas con las que trabajamos. Hasta el momento nuestros métodos para ello, eran vía teléfono o vía e-mail. Pero los tiempos cambian y nosotros con ellos.
Las redes sociales han revolucionado nuestra forma de vida, tanto del usuario como de las compañías que nos prestan cualquier tipo de servicio: De teléfono, luz, gas, cualquier lugar de ocio o restaurantes a los que solemos acudir a menudo, etc. También ellas se han sumergido en este nuevo mundo, pasando a ser más accesibles para sus usuarios.
La ventaja del usuario al realizar una consulta, queja o reclamación a través de alguna red social, bien enviando un tweet nombrando a la compañía o dejando un comentario en el muro de Facebook de la misma, es que está es visible a todos los seguidores o amigos de esa compañía o marca y lo que menos les interesa a estos es dar una mala imagen, bien porque haya alguna queja o reclamación sin solución, o bien porque la gente vea que no dan respuesta a las consultas de los usuarios realizan.
Todas las empresas que estén presentes en las redes sociales, deben tener en cuenta, que el cliente busca una respuesta rápida, casi inmediata, y que la solución tiene que satisfacerles, para que la imagen de la marca no se vea afectada en ningún momento.
Existen beneficios para las empresas que tienen sus perfiles en las redes sociales, beneficios que pueden traducirse en nuevos clientes, gracias a la gran visibilidad de su “atención al cliente”:
- Incrementan la satisfacción del cliente.
- Satisface las expectativas del cliente.
- Mejora la imagen, la reputación.
- Aumenta la fidelización de los clientes.
- Reducción de los costes de atención al cliente.
Optimiza los datos de tu empresa
Los datos de nuestra empresa son de los recursos más valiosos que tenemos, por lo que su manejo ha de ser exhausto y cuidadoso. Cuanto los más optimicemos más nos ayudarán en el proceso de negocio.
Actualmente, herramientas para realizar este tipo de trabajo de forma rápida y eficaz hay muchas. Lo que aquí os damos, son los motivos por los que es aconsejable utilizarlas y así optimizar los datos de nuestra empresa.
Rapidez de actualización. Un buen software nos permite actualizar la información de nuestra base de datos de forma mucho más rápida, ya que integra todos los datos en una base central. De esta forma los cambios se realizan de forma más sencilla.
Productividad. Ya seamos nosotros o un trabajador de nuestra empresa el que se encargue de esta tarea, cuanto menos tiempo invirtamos, más tiempo podemos dedicar a otros temas del negocio (buscar clientes, terminar proyectos, etc.)
Seguridad. Casi todos los software actuales poseen un buen sistema de seguridad para evitar, tanto que los datos se pierdan como el intrusismo.
Disponibilidad. Si nuestra optimización de datos es buena, acceder a ellos desde cualquier lugar ya sea la oficina, la empresa de un cliente o realizando un viaje, será mucho más sencillo.
Centralización. Si nuestra empresa tiene diferentes departamentos y los datos no están centralizados, va a ser complicado el poder acceder a todos ellos en el caso de que un proyecto necesite compartir la información. La coherencia en los procesos y la organización es imprescindible cuando los departamentos utilizan diferente sistema de gestión de datos.
Informes. El tener datos más precisos, nos ayuda a agilizar y producir informes más exhaustivos.
Y como siempre os comentamos, no olvidéis acudir a personas y empresas especializadas en el tema.
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