Ahorra tiempo trabajando con el teclado
Para los usuarios que estamos constantemente usando el teclado del ordenador, sobre todo en trabajos de oficina, nos es bastante cómodo utilizar la combinación de varias teclas del teclado para realizar funciones como “cortar”, “pegar” o “copiar”. El uso del ratón para ciertas tareas disminuye considerablemente la rapidez.
Con Windows 7 tenemos la posibilidad de acceder a casi todas las funciones desde el teclado con la combinación de uso de las teclas. He aquí un pequeño resumen de las que más se utilizan en el trabajo de oficina:
- Si mantenemos presionada la tecla “Shift” a la vez que presionamos “Supr”, eliminaremos lo seleccionado.
- Si presionamos “Mayúsculas” más la tecla “Inicio”, seleccionamos el texto de toda la línea donde está situado el cursor.
Con la tecla “Ctrl”. Para realizar las siguientes acciones, debemos de mantener la tecla “Ctrl” presionada a la vez que presionamos:
- “Barra espaciadora”: Borra las palabras seleccionadas.
- “Mayúsculas” y “N”: Crear carpetas en nuestro Pc.
- “Y”: Para rehacer.
- “Z”: Para deshacer.
- “A”: Para seleccionar todos los elementos de un documento.
- “X”: Para cortar lo seleccionado.
- “C”: Para copiar lo seleccionado.
- “V”: Para pegar lo seleccionado
Con la tecla “Alt”. Al igual que con la tecla anterior, debemos de mantener la tecla “Alt” presionada a la vez que presionamos:
- “F4”: Salir del programa que estamos utilizando o del elemento que hemos seleccionado.
- “Tab”: Va cambiando a los programas que tenemos abiertos.
- “Barra Espaciadora”: Abre en una ventana el menú contextual.
- “Enter”: Para que nos muestre las propiedades de un elemento seleccionado.
- “Esc”: Muestra los elementos en el orden en el que se han abierto.
- “C”: Nos lleva directamente a la barra de direcciones del navegador.
Lo que también se utiliza mucho es la tecla de “Windows”, con ella podemos realizar muchas acciones dentro de nuestro Pc. Dado que son muchas las posibilidades, mejor lo dejamos para otro día. 
Como cambiar un vídeo a un archivo de audio
Las tareas y funciones que debemos solventar diariamente las secretarias suelen ser rutinarias tales como atender al cliente, archivar, realizar facturas, etc., pero existen momentos puntuales en los que se nos requiere para algún trabajo no habitual como, por ejemplo ayudar a realizar una presentación, bien de la empresa o de algún producto específico.
En este tipo de tareas, alguna vez nos encontramos con el inconveniente de tener que insertar sonidos (tipo MP3, MP4, etc.) que tenemos en vídeo. Para extraer los archivos de audio de los archivos de vídeo (tipo AVI, FLV, etc.), hay un programa gratuito y muy sencillo de usar que nos facilitará bastante el trabajo, el VLC Media Player.
Para realizar este tipo de tarea lo primero que tenemos que hacer es descargar e instalar el programa en nuestro sistema.
Una vez abierto el programa debemos ir a “Go to Media” (Medios de Comunicación), “Convert” (Convertir) y “Save” (Guardar). Tras estos pasos se abre una ventana y en la pestaña “File” seleccionaremos el archivo que necesitamos convertir a audio.
Tras seleccionar el archivo pinchamos en “Add” (Agregar), “Convert” (Convertir) y “Save” (Guardar). Se abre otra ventana donde comprobamos que el archivo seleccionado es correcto y hacemos clic en “Browse” para guardar el archivo local. Es recomendable crear y nombrar un nuevo archivo para poder encontrarlo fácilmente, puesto que se guarda con el mismo nombre más la extensión “.ps”. Esta extensión (.ps) es la que debemos de cambiar a la extensión en la que necesitemos que sea el audio. Para ello, en la parte inferior pinchamos en “Profile” (Configuración) y buscamos en el desplegable la extensión deseada (. MP3, .MP4, etc.).
Ya solo nos queda pinchar en “Star” (Inicio) y esperar que pasen los datos para finalmente hacer clic en “Save” (Guardar).
Nuestro archivo de audio ya está listo y guardado para utilizarlo con cualquier sistema operativo.
Tipos de virus informáticos que pueden afectar a nuestro trabajo
Trabajando en una oficina, es relativamente sencillo que en nuestros ordenadores se intenten “colar” virus informáticos. Teniendo en cuenta la cantidad de información que enviamos y recibimos diariamente, cualquier programa malicioso o “malware” puede afectar a nuestro equipo informático y causar muchos daños, desde borrar archivos importantes, robarnos información e incluso estropear el Pc.
Además de los correos electrónicos y páginas web, el virus también se puede propagar por los dispositivos externos como discos duros, memorias flash, CD’s, etc. Existen muchos tipos de virus y es aconsejable conocerlos. Estos son algunos de ellos:
- Gusanos (Worms): Virus con sistema de propagación inteligente. Su forma de actuar es consumiendo la memoria RAM del equipo hasta que lo colapsa. No se detectan hasta que empieza a fallar el ordenador.
- Bot: Virus de propagación rápida que controlan el ordenador y lo incluyen en una red zombie, haciendo que el equipo sea controlado por otra persona.
- Troyanos (Caballos de Troya): Los virus más comunes de propagación por internet. Se alojan ocultos en otros archivos y cuando se ejecutan, permiten que otros virus entren en nuestro ordenador.
- Virus residentes: Son los virus que “viven” en la memoria del ordenador y se ejecutan cuando se activan algunas aplicaciones.
- Hoax: Virus falsos que propagan cadenas de textos.
- Virus de programa: Los que atacan extensiones específicas tipo archivos .exe, .com, .dll, etc.
- Virus Polimórficos: Virus que mutan su código para evitar ser destruidos por los antivirus.
- Virus de sobreescritura: Eliminan nuestros archivos del Pc sobreescribiendo archivos con un código propio.
Existen también otras amenazas para nuestro equipo que no son virus, propiamente dicho, pero que también son peligrosos, se denominan Keyloggers y Hijackers.
- Keyloggers: Van incluidos en algunos virus. Su función primordial es captar contraseñas a través del teclado.
- Hijackers: Scripts que se apropian del navegador de internet que usemos y nos altera páginas iniciales, nos instala barras de herramientas e incluso impide acceder a algunas páginas.
Dado la gran cantidad de amenazas que existen es muy importante, además de conocerlas, hacer un buen uso de red y contar con un buen antivirus. Con ello reduciremos la probabilidad de tener algún problema serio, puesto que la información que manejamos en la oficina suele ser confidencial.
Como hacer una carta comercial
Redactar una carta parece fácil, pero existen muchas puntualizaciones a tener en cuenta, porque depende de a que cliente se envíe y de qué tipo sea. Existen las cartas de presentación de nuestra empresa a futuros clientes y las cartas de repuesta a los clientes habituales. Una secretaria debe de tener en cuenta los dos tipos para que no concurra en error a quien se envía.
Para que una carta comercial esté bien redactada debemos de prestar atención a ciertos aspectos. Si lo que necesitamos es informar a los futuros clientes de nuestros servicios, es fundamental hacerlo con palabras coloquiales para que puedan entender lo que queremos transmitirle, las palabras demasiado técnicas provocan rechazo. Una comunicación cordial y cercana provoca interés. Es muy habitual que los textos compuestos de términos técnicos, difíciles de comprender o muy pesados no resulten eficientes. Muchas veces se dedica esfuerzo y presupuesto para informar, pero lo que realmente falla es el tipo de comunicación. El contenido debe de presentar una estructura lo más correcta posible y para ello se debe de prestar atención en:
La ortografía: Puesto que cualquier error de ortografía provoca un efecto de rechazo inmediato.
La tipografía: Se ha de elegir la tipografía más coherente con la empresa que representamos. Por muy originales que sean, tipografías muy extravagantes pueden omitir la seriedad de la empresa.
La alineación: Muy importante a la hora de que el texto sea agradable a la vista. El justificado derecho es el más recomendable para demostrar uniformidad y estética.
El Texto: Se recomienda que sea específico y corto, con un objetivo claro en pocas líneas. Los signos de puntuación como comas y puntos deben de ser los justos y necesarios. Dentro del texto, tampoco debemos de abusar de los subrayados y negritas ya que, usados en exceso, pueden recargar el objetivo y provocar confusión.
Al redactar, debemos de tener en cuenta que la comunicación ha de ser lo primordial.
El nuevo servicio de Google para eBooks
El mismo día en que Amazon Kindle celebró el record de ventas de libros electrónicos y que Liberty Media ofreció una oferta de compra a la compañía Barnes and Noble, Google presentó una nueva característica para eBooks que ninguna de las empresas anteriores había conseguido hasta ahora, traducir palabras o párrafos de un texto sin necesidad de salir del libro.
Una de las novedosas características lanzadas por Google Books ha sido el eBookstore Google donde se ofrecen libros en varios formatos. Se pueden leer tanto PDF como en archivos EPUB; tiene libros que son de dominio público, con derechos de autor y en varios idiomas e incluso hay revistas disponibles. No todos los libros se pueden descargar a un eReader, pero si se pueden leer en los navegadores web.
El ingeniero de software de Google Books, Derek Lei, explicó las nuevas herramientas de Google eBook en su blog “Inside Google Books” : “ya se pueden seleccionar palabras en Google eBook y para definir, traducir o buscar, tanto en una parte del libro como en diferentes libros de la web de Google Reader, sin necesidad de salir de la página”.
Traducir. Con la herramienta de Traducción existen dos opciones, que Google adivine el idioma original o bien que lo defina el usuario. Las palabras surgen en la misma página que el libro electrónico original, por lo que es más sencillo traducirlas dentro del contexto.
Buscar. La opción de Búsqueda, nos da 3 posibilidades: buscar en Google, buscar en el libro o en la Wikipedia.
Definir. Aparece una definición de la palabra buscada en el Google Dictionary. Un icono a la izquierda es para escuchar la definición vía audio.
A partir de ahora ya no será necesario tener que salir del libro para realizar cualquiera de estas opciones, algo que hasta hace poco parecía ciencia – ficción. Mientras tanto, el desarrollo para el servicio de digitalización de los periódicos del mundo, Google News Archive, se ha paralizado. Los usuarios pueden seguir buscando los periódicos digitalizados, pero no está previsto introducir nuevas características o funciones en los archivos.
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