Para los usuarios que estamos constantemente usando el teclado del ordenador, sobre todo en trabajos de oficina, nos es bastante cómodo utilizar la combinación de varias teclas del teclado para realizar funciones como “cortar”, “pegar” o “copiar”. El uso del ratón para ciertas tareas disminuye considerablemente la rapidez.

Con Windows 7 tenemos la posibilidad de acceder a casi todas las funciones desde el teclado con la combinación de uso de las teclas. He aquí un pequeño resumen de las que más se utilizan en el trabajo de oficina:

• Si mantenemos presionada la tecla “Shift” a la vez que presionamos “Supr”, eliminaremos lo seleccionado.

• Si presionamos “Mayúsculas” más la tecla “Inicio”, seleccionamos el texto de toda la línea donde está situado el cursor.

Con la tecla “Ctrl”. Para realizar las siguientes acciones, debemos de mantener la tecla “Ctrl” presionada a la vez que presionamos:

• “Barra espaciadora”: Borra las palabras seleccionadas.

• “Mayúsculas” y “N”: Crear carpetas en nuestro Pc.

• “Y”: Para rehacer.

• “Z”: Para deshacer.

• “A”: Para seleccionar todos los elementos de un documento.

• “X”: Para cortar lo seleccionado.

• “C”: Para copiar lo seleccionado.

• “V”: Para pegar lo seleccionado

Con la tecla “Alt”. Al igual que con la tecla anterior, debemos de mantener la tecla “Alt” presionada a la vez que presionamos:

• “F4”: Salir del programa que estamos utilizando o del elemento que hemos seleccionado.

• “Tab”: Va cambiando a los programas que tenemos abiertos.

• “Barra Espaciadora”: Abre en una ventana el menú contextual.

• “Enter”: Para que nos muestre las propiedades de un elemento seleccionado.

• “Esc”: Muestra los elementos en el orden en el que se han abierto.

• “C”: Nos lleva directamente a la barra de direcciones del navegador.

Lo que también se utiliza mucho es la tecla de “Windows”, con ella podemos realizar muchas acciones dentro de nuestro Pc. Dado que son muchas las posibilidades, mejor lo dejamos para otro día.

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Las tareas y funciones que debemos solventar diariamente las secretarias suelen ser rutinarias tales como atender al cliente, archivar, realizar facturas, etc., pero existen momentos puntuales en los que se nos requiere para algún trabajo no habitual como, por ejemplo ayudar a realizar una presentación, bien de la empresa o de algún producto específico.

En este tipo de tareas, alguna vez nos encontramos con el inconveniente de tener que insertar sonidos (tipo MP3, MP4, etc.) que  tenemos en vídeo.  Para extraer  los archivos de audio de los archivos de vídeo (tipo AVI, FLV, etc.), hay un programa gratuito y muy sencillo de usar que nos facilitará bastante el trabajo, el VLC Media Player.

Para realizar este tipo de tarea lo primero que tenemos que hacer es descargar e instalar el programa en nuestro sistema.

Una vez abierto el programa debemos ir a “Go to Media” (Medios de Comunicación), “Convert” (Convertir) y “Save” (Guardar). Tras estos pasos se abre una ventana y en la pestaña “File” seleccionaremos el archivo que necesitamos convertir a audio.

Tras seleccionar el archivo pinchamos en “Add” (Agregar), “Convert” (Convertir) y “Save” (Guardar). Se abre otra ventana donde comprobamos que el archivo seleccionado es correcto y hacemos clic en “Browse” para guardar el archivo local. Es recomendable crear y nombrar un nuevo archivo para poder encontrarlo fácilmente, puesto que se guarda con el mismo nombre más la extensión “.ps”. Esta extensión (.ps)  es la que debemos de cambiar a la extensión en la que necesitemos que sea el audio. Para ello, en la parte inferior pinchamos en “Profile” (Configuración) y buscamos en el desplegable la extensión deseada (. MP3, .MP4, etc.).

Ya solo nos queda pinchar en “Star” (Inicio) y esperar que pasen los datos para finalmente hacer clic en “Save” (Guardar).

Nuestro archivo de audio ya está listo y guardado para utilizarlo con cualquier sistema operativo.

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Trabajando en una oficina, es relativamente sencillo que en nuestros ordenadores se intenten “colar” virus informáticos.  Teniendo en cuenta la cantidad de información que enviamos y recibimos diariamente, cualquier programa malicioso o “malware” puede afectar a nuestro equipo informático y causar muchos daños, desde borrar archivos importantes, robarnos información e incluso estropear el Pc.

Además de los correos electrónicos y páginas web, el virus también se puede propagar por los dispositivos externos como discos duros, memorias flash, CD’s, etc.  Existen muchos tipos de virus y es aconsejable conocerlos. Estos son algunos de ellos:

• Gusanos (Worms): Virus con sistema de propagación inteligente. Su forma de actuar es consumiendo la memoria RAM del equipo hasta que lo colapsa. No se detectan hasta que empieza a fallar el ordenador.

• Bot: Virus de propagación rápida que controlan el ordenador y lo incluyen en una red zombie, haciendo que el equipo sea controlado por otra persona.

• Troyanos (Caballos de Troya): Los virus más comunes de propagación por internet. Se alojan ocultos en otros archivos y cuando se ejecutan, permiten que otros virus entren en nuestro ordenador.

• Virus residentes: Son los virus que “viven” en la memoria del ordenador y se ejecutan cuando se activan algunas aplicaciones.

• Hoax: Virus falsos que propagan cadenas de textos.

• Virus de programa: Los que atacan extensiones específicas tipo archivos .exe, .com, .dll, etc.

• Virus Polimórficos: Virus que mutan su código para evitar ser destruidos por los antivirus.

• Virus de sobreescritura: Eliminan nuestros archivos del Pc sobreescribiendo archivos con un código propio.

Existen también otras amenazas para nuestro equipo que no son virus, propiamente dicho, pero que también son peligrosos, se denominan Keyloggers y Hijackers.

• Keyloggers: Van incluidos en algunos virus. Su función primordial es captar contraseñas a través del teclado.

• Hijackers: Scripts que se apropian del navegador de internet que usemos y nos altera páginas iniciales, nos instala barras de herramientas e incluso impide acceder a algunas páginas.

Dado la gran cantidad de amenazas que existen es muy importante, además de conocerlas, hacer un buen uso de red y contar con un buen antivirus. Con ello reduciremos la probabilidad de tener algún problema serio, puesto que la información que manejamos en la oficina suele ser confidencial.

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Redactar una carta parece fácil, pero existen muchas puntualizaciones a tener en cuenta, porque depende de a que cliente se envíe y de qué tipo sea. Existen las cartas de presentación de nuestra empresa a futuros clientes  y las cartas de repuesta a los clientes habituales. Una secretaria debe de tener en cuenta los dos tipos para que no concurra en error a quien se envía.

Para que una carta comercial esté bien redactada debemos de prestar atención a ciertos aspectos. Si lo que necesitamos es informar a los futuros clientes de nuestros servicios, es fundamental hacerlo con palabras coloquiales para que puedan entender lo que queremos transmitirle, las palabras demasiado técnicas provocan rechazo.  Una comunicación cordial y cercana provoca interés. Es muy habitual que los textos compuestos de términos técnicos, difíciles de comprender o muy pesados no resulten eficientes. Muchas  veces se dedica esfuerzo y presupuesto para informar, pero lo que realmente falla es el tipo de comunicación. El contenido debe de presentar una estructura lo más correcta posible y para ello se debe de prestar atención en:

La ortografía: Puesto que cualquier error de ortografía provoca un efecto de rechazo inmediato.

La tipografía: Se ha de elegir la tipografía más coherente con la empresa que representamos. Por  muy originales que sean, tipografías muy extravagantes pueden omitir la seriedad de la empresa.

La alineación: Muy importante a la hora de que el texto sea agradable a la vista. El justificado derecho es el más recomendable para demostrar uniformidad y estética.

El Texto: Se recomienda que sea específico y corto, con un objetivo claro en pocas líneas. Los signos de puntuación como comas y puntos deben de ser los justos y necesarios. Dentro del texto, tampoco debemos de abusar de los subrayados y negritas ya que, usados en exceso, pueden recargar el objetivo y provocar confusión.

Al redactar, debemos de tener en cuenta que la comunicación ha de ser lo primordial.

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El mismo día en que Amazon Kindle celebró el record de ventas de libros electrónicos y que Liberty Media ofreció una oferta de compra a la compañía Barnes and Noble, Google presentó una nueva característica para eBooks que ninguna de las empresas anteriores había conseguido hasta ahora, traducir palabras o párrafos de un texto sin necesidad de salir del libro.

Una de las novedosas características lanzadas por Google Books ha sido el eBookstore Google donde se ofrecen libros en varios formatos. Se pueden leer tanto PDF  como en archivos EPUB; tiene libros que son de dominio público, con derechos de autor y en varios idiomas e incluso hay revistas disponibles. No todos los libros se pueden descargar a un eReader, pero si se pueden leer en los navegadores web.

El ingeniero de software de Google Books, Derek Lei, explicó las nuevas herramientas de Google eBook en su blog “Inside Google Books” : “ya se pueden seleccionar palabras en Google eBook y para definir, traducir o buscar, tanto en una parte del libro como en diferentes libros de la web de Google Reader, sin necesidad de salir de la página”.

Traducir. Con la herramienta de Traducción existen dos opciones, que Google adivine el idioma original o bien que lo defina el usuario. Las palabras surgen en la misma página que el libro electrónico original, por lo que es más sencillo traducirlas dentro del contexto.

Buscar. La opción de Búsqueda, nos da 3 posibilidades: buscar en Google, buscar en el libro o en la Wikipedia.

Definir. Aparece una definición de la palabra buscada en el Google Dictionary. Un icono a la izquierda es para escuchar la definición vía audio.

A partir de ahora ya no será necesario tener que salir del libro para realizar cualquiera de estas opciones, algo que hasta hace poco parecía ciencia – ficción. Mientras tanto, el desarrollo para el servicio de digitalización de los periódicos del mundo, Google News Archive, se ha paralizado. Los usuarios pueden seguir buscando los periódicos digitalizados, pero no está previsto introducir nuevas características o funciones en los archivos.

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Dada que la afluencia de información a la hora de realizar análisis de datos y su visualización es pensar en gráficos, análisis, patrones, y extracción de datos útiles, existen muchas herramientas que nos ayudan a convertir datos complejos en gráficos, pero su costo suele ser elevado, excepto algunas gratuitas y muy efectivas para la visualización y análisis de datos. Estas son algunas de ellas:

- Google Fusion Tables. Es una de las formas más sencillas para convertir datos en un gráfico o mapa. Una vez cargado el archivo (admite diferentes formatos), solo debemos elegir la forma de mostrarlo, que puede ser en forma de mapas, gráficos de barras, líneas, cronología, etc. También nos permite cambiar las ventanas de estilo y los iconos del mapa, puesto que en cartografía se pueden asignar múltiples polígonos con variaciones de color basado en datos subyacentes, como un mapa de intensidad. Una herramienta perfecta para usuarios principiantes. Funciona con todos los navegadores Web.

- Impuro. Desarrollado por la firma española Bestiario, es muy parecido a Yahoo Pipes en cuanto a visualización de datos. Su diseño está centrado en crear tipos de representaciones gráficas. Posee una colección de métodos diferentes permitiendo arrastrar y soltar para conectar módulos. Tiene una interfaz elegante y muy visual en tareas de creación de visualizaciones. Estos tipos de visualización pueden buscarse por palabras clave (las tablas, modos numéricos, nodos o geometría). Al igual que el anterior, funciona con todos los navegadores Web.

- Proyecto de I para el cálculo estadístico. “R” es una plataforma general de análisis estadístico que se ejecuta en la línea de comandos. Cuando necesitamos calcular desviaciones estándar, medias, correlaciones o medianas, esta herramienta es la adecuada, incluyendo regresión lineal, modelos lineales generalizados o análisis de series temporales y transformando los datos en gráficos y tablas. Este proyecto de código libre tiene varios complementos. Si el usuario requiere una interfaz gráfica, con Rexcel se ofrece acceso al motor de R a través de Excel. Funciona con Linux, Unix, Mac OS X y Windows XP (o posteriores).

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El notariado se une a los avances tecnológicos para agilizar los trámites necesarios correspondientes a sus funciones.

Dado que no están dominados por la burocracia la respuesta efectiva es rápida, pero con la nueva sociedad específica que se ha creado para equipar a las notarías de medios tecnológicos avanzados, la posibilidad de conectar con diferentes departamentos de las administraciones ya es un hecho. Los múltiples trámites y la solicitud de licencias, ya sean municipales o administrativas retrasan el tiempo de apertura, en el caso de una constitución de empresa. Aunque la demora por parte de la notaría es mínima, dada la posibilidad de poder solicitar el certificado de nominación, el del seguro de vida o el de últimas voluntades, necesario para poder realizar una partición hereditaria se evitan demoras burocráticas.

En cuanto se resuelva una instrucción pendiente de la Dirección General se podrá acceder al Registro de la Propiedad para recibir información sobre situación o cargas de fincas en el momento de la firma. El sistema instaurado es de seguridad extrema y se puede comparar con el de la Agencia Tributaria. Impuestos asociados a la compra o venta de Bienes Inmuebles (impuesto de Transmisiones o la Plusvalía) ya se pueden liquidar en algunas comunidades mediante este sistema.

Dada la cantidad de trámites que necesitamos realizar muchas veces, todo lo que sean avances para ahorrar tiempo, bienvenidos sean.

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La semana pasada se publicó una noticia sobre un ciber ataque a una empresa de seguridad que diseña mecanismos específicos para tokens. Estos tokens de seguridad son pequeños dispositivos electrónicos que se utilizan como almacenamiento de claves criptográficas (por ejemplo, la firma digital).

Uno de los más conocidos es el token USB que proporciona contraseñas dinámicas y la identidad digital personal.

Tras este ataque, las empresas usuarias de este tipo de dispositivos han recibido una nota con recomendaciones que puede parecer reiterativa pero en ocasiones olvidamos, consecuencia del trabajo rutinario y repetitivo.

En caso de que los algoritmos de cifrado están implementados el riesgo es muy reducido pero, por si acaso estas son algunas de las acciones más importantes:

- Prestar atención a la seguridad con aplicación de dos factores de autentificación para el control de acceso a los directorios activos.
- Enfocar un aumento de la seguridad en aplicaciones para Webs y redes sociales.
- Actualizar los últimos parches de seguridad para los sistemas operativos de toda la empresa.
- Ser muy estricto con el cumplimiento de la política de “contraseña segura” y PIN.
- Responsabilidades y funciones restringidas a los administradores de seguridad.
- Recordar al personal correspondiente la verificación de identidades y credenciales en medios como e-mails.
- Extremar la precaución ante posibles ataques de ingeniería social en las prácticas de Helpdesk.

Si analizamos las consecuencias que pueden acarrear un pequeño despiste o fallo en este tipo de dispositivos en cuanto a información confidencial, nos damos cuenta de la gravedad ante una situación fácilmente evitable con estas pequeñas prácticas de buen uso.

* La imagen se encuentra bajo la licencia Creative Commons Genérica de Atribución/Compartir-Igual 1.0

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Con el descubrimiento de los nanocables se abrió una puerta hacia el futuro de la tecnología.
Estos diminutos cables de óxido de zinc daban la posibilidad de crear pequeñas corrientes de energía con el simple movimiento de flexión (piezoeléctricos).
A partir de entonces se continuó con la investigación hasta llegar al nanogenerador, desarrollado últimamente en el Instituto Tecnológico de Georgia.

El nanogenerador en un chip del tamaño de un cuarto de sello de correo y que es capaz de producir energía con el movimiento corporal humano, ya sea andar o correr. También responde a movimientos externos como rodar e incluso al viento.

En anteriores investigaciones se había llegado a conseguir dar energía en pantallas de cristal líquido, con solo presionar el chip entre los dedos pero no era de suficiente calidad.

El equipo de investigación del Dr. Zhong Lin Wang ha conseguido, uniendo cinco de estos nanogeneradores, producir la misma cantidad de voltaje que producen dos pilas del tipo AA.

Si los avances siguen por este camino quizás exista la posibilidad de que en un futuro próximo no necesitemos recargar baterías de nuestros dispositivos tecnológicos, por ejemplo el teléfono móvil estaría en constante carga gracias a los latidos del corazón o el portátil siempre cargado por un nanogenerador colocado en la suela de los zapatos.
¿No es esa la ilusión de todos los que somos adictos a los “cacharros” tecnológicos?

La prioridad ahora es en primer lugar, mejorar la calidad de energía producida. En segundo lugar, la ardua tarea de encontrar un alma caritativa con unos cuantos millones de dólares que invierta en la producción masiva de estos “chips”.

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La limpieza y el orden son fundamentales en nuestra actividad diaria. Nuestro ordenador es parte imprescindible de ella pero hay ocasiones en las que descuidamos su mantenimiento.

Existen muchos programas en nuestros ordenadores, ya sean de empresa o personales, que no utilizamos porque se han quedado obsoletos. Si no los eliminamos, además de ocupar sitio y ralentizar el ordenador supone un riesgo de seguridad y la posibilidad de recibir un ciber ataque.

Algunos de los consejos básicos que nos proporcionan los profesionales en el sector son:

- Eliminar los archivos de la carpeta “Temp” (directorio Windows) lo que aumenta considerablemente la velocidad.

- Mantener actualizados los programas instalados junto con el sistema operativo, incluidos parches y service packs.

- Borrar archivos innecesarios o duplicados. Para detectar estos archivos existen herramientas gratuitas muy útiles y prácticas. La duda con la que nos podemos encontrar a la hora de eliminar datos es, si estos quedan totalmente borrados.

Ha ocurrido en empresas de prestigio que ordenadores o discos duros inservibles se han tirado a la basura tras eliminar la información, pero con el descuido de no utilizar un software específico para el borrado definitivo de datos. Hace un tiempo unos estudiantes localizaron estos aparatos y consiguieron fácilmente acceder a números de tarjetas de crédito, cuentas bancarias y otros datos importantes que comprometían la seguridad básica de la empresa en cuestión.

Al igual que nos preocupamos de realizar copias de seguridad exhaustivas para no perder información relevante, no debemos de olvidar ser así de cautos a la hora de eliminar dicha información.

También es verdad que muchas veces se pierde información irrecuperable cuando más la necesitamos, pero eso será tema de otro día.

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