¿Debemos documentar las reuniones?
En una reunión se hablan muchos temas y para que ninguno de ellos se nos pueda pasar o pueda quedarse a medias, lo recomendable es documentar la reunión.
Existen distintos tipos de reuniones, presentación de nuevos productos, financieras, de áreas, etc. Pero en todas ellas debemos seguir un mismo procedimiento, para que cuando preparemos el acta de la reunión, no se nos olvide ninguno de los temas tratados.
La persona encargada de documentar la reunión, tiene que saber de antemano qué se va a tratar en ella, para que pueda preparar toda la documentación necesaria. Debe prestar mucha atención a todo lo que se comente en ella.
Procedimientos a seguir:
- Saber cuales van a ser los puntos del día, para poder seguir el orden sin que pueda existir equivocación.
- Anotar fecha y hora de la reunión.
- Anotar el nombre de todas las personas asistentes a la misma.
- Recopilar toda la información necesaria. En algunos casos, deberemos anotar todo al pie de la letra, mientras que en otros solamente será necesario anotar las ideas principales.
- Una vez finalizados los puntos del día, es posible que salgan temas varios a tratar, no debemos olvidarnos de anotar todo lo que se diga y quién lo ha dicho.
- Al terminar, deberemos proceder a pasar a limpio todo lo anotado y enviarlo a todos los asistentes a la reunión. De esta forma ellos podrán revisarlo y en caso de existir algún error u olvido, podrán rectificar a tiempo.
- No debemos olvidarnos de archivar el documento. El orden nos ayudará a recuperar la información en un futuro.
Documentar las reuniones es imprescindible para que no se nos escape nada y por qué no, para evitar posibles sustos en un futuro.
Los emails bien organizados I
Normalmente, lo primero que hacemos cuando llegamos a la oficina es revisar la cuenta de correo pero lo curioso es que, en el resto de las horas laborables no dejamos de realizar esta tarea. En una oficina, la mayor parte del tiempo la utilizamos en revisar y contestar los emails y si no tenemos un buen hábito a la hora de gestionar el correo nuestra productividad desciende considerablemente.
Para ayudarnos a reducir este tiempo podríamos utilizar ciertas pautas como las siguientes:
1º.- Es fundamental fijar ciertas horas al día para leer el correo. Esa fatídica costumbre de tener el correo abierto durante toda la jornada e ir mirándolo de vez en cuando es totalmente contraproducente a la hora de mantener un ritmo de trabajo, puesto que nos desconcentra de la actividad que estamos realizando. Lo mejor es determinar las horas y respetar esta pauta todos los días.
2º.- Los correos rápidos. Hay emails a los que puedes contestar de forma muy breve, en menos de dos minutos, así que mejor responder a ellos inmediatamente y no dejarlos para más adelante.
3º.- Clasificación automática. La ventaja de los correos electrónico actuales es que tiene filtros muy eficaces. Uno de los filtros que más útiles es el de separar los email que van dirigidos únicamente a ti y separarlos de los que te envían “en copia”, de esta forma sabrás que solo tú puedes responderlos. Si desde un principio organizamos bien nuestras etiquetas y filtros ahorraremos tiempo un tiempo muy valioso.
4º.- Conciso y concreto. Las respuestas deberían de ser claras, concisas y concretas puesto que cuanto más escribimos más fácilmente podemos atascarnos en la redacción del mail además de hacer perder tiempo a la persona que lo recibe. Otro problema que puede surgirnos si no somos lo suficientemente claros, es que el destinatario no lo entienda, por lo que le obligamos a enviarnos otro mail que debemos de volver a contestar y así sucesivamente.
Una oficina con estilo
Una oficina no tiene por qué ser un lugar aburrido y sin ningún estilo. Ya sea en casa o en el edificio donde trabajamos, podemos hacer que nuestra oficina sea un sitio estimulante y muy cómodo para trabajar, además de crear un estilo propio con unos pequeños consejos de diseño creativo.
Para empezar debemos de saber, exactamente, que ambiente nos agrada más para que nuestro trabajo sea productivo. Una vez decidido podemos comenzar con la decoración.
En el caso de tener nuestra oficina en casa, es bastante fácil poder diseñarla a nuestra manera. Disponemos de total libertad para elegir colores, formas, mobiliario, detalles e incluso el color de la pared. Cuando nuestro trabajo está en un edificio de oficinas o en una empresa, es mucho más complicado encontrar el equilibrio entre la sobriedad ejecutiva y el ambiente cálido y agradable de relax.
Básico y fundamental, una planta. Ya sea pequeña o grande una planta siempre da sensación de frescura, además de proporcionar elegancia. Si no puedes colocar una grande por falta de espacio, cualquier pequeña planta con flores o incluso flores frescas en un jarrón, queda muy bien encima del escritorio.
Un rincón personal donde colocar cualquier objeto que recuerde tu hogar o la familia dará un toque de cercanía personal. Si es una fotografía, hay que procurar que el marco sea totalmente diferente al entorno, tanto en color, estilo y forma. Si es un objeto, lo más recomendable es colocarlo en una especie de pequeña repisa que también destaque del resto de objetos.
Nada de pegatinas, fotos o papeles pegados en la pantalla del ordenador o la mesa.
Si es posible, cambia la mesa por una con cristal. El cristal es un clásico de decoración en cualquier estancia, por su limpieza y versatilidad a la hora de combinar con cualquier estilo.
Ya sabemos que la decoración es totalmente personal y que no a todos nos gusta lo mismo, por eso depende de cada uno de nosotros el que nuestro lugar de trabajo sea un lugar elegante, con un ambiente cálido y confortable.
¿Papeles desordenados? No en mi oficina
Tendemos a caer en el error de pensar que si nuestra oficina está llena de papeles desordenados da la sensación de que estamos ocupados, nada más lejos de la realidad. Una oficina con post-it pegados por todas partes, papeles por la mesa y bolígrafos esparcidos lo único que transmite es desorden emocional, por lo que la primera impresión es siempre negativa.
Entre las últimas tendencias de los ejecutivos estadounidenses se ha puesto de moda el “Feng Shui”, una experiencia basada en miles de años que ayuda a incrementar la productividad gracias a que produce inspiración y por lo tanto consigue eliminar el estrés. Este arte milenario se ha trasladado a las oficinas e incluso grandes diseñadores de interiores se están dedicando, exclusivamente a la decoración “Feng Shui” en los lugares de trabajo. Estos son algunos de los factores importantes a la hora de utilizarla:
1.- Tienes el poder. Coloca el escritorio, a ser posible con un panel para ocultar las piernas, en el extremo más alejado de la oficina y de cara hacia la puerta. Esto denota control y autoridad además de crear una barrera física ante la otra persona.
2.- Cara a cara. En la negociación procura que la otra persona esté de espaldas a la puerta y frente a ti. Tienes el cargo dominante.
3.- Agua. El agua es símbolo de riqueza y prosperidad, también crea sensación de bienestar y relajación.
4.- Verde. Las plantas absorben el dióxido de carbono y crean oxígeno, algo que produce calma. Una planta alta determina fuerza y atención.
5.-La pantalla del ordenador. Con iconos desorganizados y llenando la pantalla del ordenador se da la misma imagen que con una mesa desordenada, CAOS.
Otro punto a tener en cuenta importante es el fondo de la pantalla, elegir un color que nos transmita tranquilidad nos ayudará a concentrarnos en lo que realmente debemos hacer. En el “Feng Shui” el azul claro es el ideal para darnos confianza en nosotros mismos e incluso proporciona ideas originales y atrae la fortuna.
Si el “Feng Shui” ha perdurado en el tiempo durante miles de años, seguro que algo positivo tiene así que ¿por qué no adaptarlo a nuestros tiempos?
Tal y como dijo el maestro Guo Pu: “Que el Qi viaje y se disperse con el viento pero se retenga en presencia del agua”. ¡Que la energía fluya!
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