Evita las distracciones en tu puesto de trabajo
Existen distracciones que pueden reducir nuestra capacidad de concentración y por ello puede reducir también nuestra productividad.
Por estas distracciones, en ocasiones también nos vemos obligados a quedarnos más horas en nuestro puesto de trabajo para poder terminar las tareas que tenemos programadas.
Para que esto no ocurra, a continuación te damos algunos consejos para evitar las distracciones en nuestra jornada laboral.
- Antes de comenzar con la tarea, intenta tomarte un descanso para desconectar de todo lo realizado con anterioridad.
- Desconecta todo aquello que no este relacionado con el tema que llevas entre manos en ese momento.
- Si te interrumpen con algún asunto que no pueda esperar, intenta no alargar esa interrupción durante mucho tiempo, ya que cuanto más duración tengan, más fácil será distraernos.
- No controles el correo electrónico tan a menudo. No atiendas el e-mail cuando te llegue. Termina primero la tarea que estés realizando, si no la distracción esta asegurada.
- Intenta no atender llamadas telefónicas. Coméntalo con tus compañeros, que no te pasen llamadas, a no ser que sea algo muy urgente y sea inevitable.
- No estés pendiente del reloj. Céntrate en la tarea, estar pendiente de la hora, hará que pierdas mucho tiempo.
¿Qué buscan los jefes de sus empleados?
Todos en algún momento, nos hemos preguntado qué es lo que quieren nuestros jefes de nosotros.
Tener este punto claro, nos ayudará a realizar el trabajo de una forma más segura para poder llegar a nuestro objetivo.
A continuación, os detallamos algunas de las expectativas “no escritas” que los jefes tienen puestas en sus trabajadores:
- Colaboración: Tener un equipo capaz de trabajar juntos y colaborar dejando a un lado sus diferencias, es un punto importante para un trabajo bien hecho.
- Iniciativa: Los jefes buscan que sus empleados compartan sus ideas, que propongan soluciones. Un buen trabajador no solo acata órdenes, también tiene capacidad de decisión para resolver los problemas que puedan surgir sin tener que interrumpir a sus superiores de sus quehaceres.
- Productividad: Un jefe no quiere presionar a sus trabajadores. Un jefe quiere que sus empleados sean capaces de sacar su trabajo adelante sin necesidad de tener a alguien encima de ellos para decirles lo que deben y no deben hacer.
- Compromiso: Cualquier jefe busca que sus empleados sientan un compromiso con la empresa, que muestren interés y preocupación por su trabajo.
- Responsabilidad: Todos podemos equivocarnos, pero debemos afrontar los errores, buscar el fallo y mejorar para que no vuelva a ocurrir.
- Comunicación: A los jefes les gusta mantenerse informados de los movimientos que hay en su empresa, de cómo están los trabajos con los clientes, reuniones, etc. Por ello, que un trabajador sea comunicativo es muy importante.
- No conflictivos: El buen ambiente en el trabajo es clave para los resultados finales. Así que a ningún jefe le interesan los trabajadores que no sepan establecer una relación cordial con el resto del equipo o creen conflictos.
Sistemas de mensajería instantánea en la oficina
Muchas empresas utilizan programas como Skype para mantener una comunicación rápida con todos los compañeros.
Para que estos tipos de sistemas puedan funcionar correctamente, todos debemos tener en cuenta, cómo y con quién utilizarlo. Si no se hace un uso adecuado, es probable que la herramienta deje de ser algo beneficioso.
¿Qué recomendaciones debemos seguir para un uso correcto de este tipo de mensajería?
- Ten presente que si estamos conectados con el chat y en el ordenador de la empresa, las conversaciones mantenidas deben estar relacionadas con temas laborales y con compañeros de nuestra empresa. Es una herramienta más de nuestro puesto de trabajo.
- Puede ser que en algún momento, la persona con la que queramos contactar, pueda no estar en su sitio, o estar ocupada con alguna llamada, visita, etc. Por ello, si vemos que no contesta, no debemos ser insistentes. Si es urgente y no contesta, es preferible realizar una llamada o acercarnos hasta su sitio.
- No todas las conversaciones pueden ser tratadas por mensajería. Si debemos dar algún tipo de explicación importante, realizar alguna corrección, etc., es preferible hacerlo en persona para que todo quede claro. Debemos recordar que de esa conversación no queda ningún comprobante.
- Intenta que cuando termines una conversación, la otra persona se entere. Debemos acabar siempre con un “gracias, me pongo con ello” o algo que indique que la conversación ha terminado.
- En ocasiones, las bromas pueden no ser entendidas ni cuando estamos con la persona cara a cara, así que debemos tener un especial cuidado si las realizamos a través del Chat.
- La educación tiene que estar presente siempre, tanto en conversaciones en persona como en conversaciones por Chat.
Si la utilizamos correctamente, esta herramienta puede ser esencial en nuestro trabajo diario.
¿Se puede reducir el estrés?
Cuando nos encontramos con un ritmo de vida al cual no estamos acostumbrados, cambios bruscos, más trabajo del habitual, etc. nuestro cuerpo responde de forma negativa enviando señales de peligro. Podemos estar sufriendo estrés. Debemos estar muy atentos para poder evitarlo.
El síntoma más llamativo estará en nuestro estado anímico. Pero también podremos saber si estamos sufriendo estrés si:
- Padecemos más dolores de cabeza de los habituales.
- Nuestros músculos están más contracturados que de costumbre.
- Sufrimos dolencias en el estómago.
- Nos cuesta conciliar el sueño.
- Nos cuesta más concentrarnos en nuestras tareas diarias.
- Estamos más irritables y nos sienta mal todo lo que ocurra a nuestro alrededor.
En ocasiones no podremos evitar las situaciones que puedan producirnos estrés, pero a continuación os detallamos algunas prácticas que nos ayudarán a prevenirlo:
- Debemos llevar una alimentación saludable.
- Ejercicio diario. Nos ayudará a relajarnos.
- Planificación de nuestro tiempo. Separa las cosas prioritarias de las que puedan esperar.
- No descuides tu descanso. En ese momento, intenta olvidarte de tus obligaciones en tu puesto de trabajo. Intenta no llevarte el trabajo a casa.
- Intentar dormir de 6 a 8 horas.
- No descartes la palabra “NO” de tu vocabulario. No podemos aceptar todo lo que nos propongan, tanto en temas laborales como en temas de ocio. Si eso puede terminar en un trabajo mal hecho o un empeoramiento de tu estado.
Si ya estamos sufriendo un cuadro de estrés, debemos hacerle frente:
- Cambia tu ritmo. Si hemos tenido una semana ajetreada, intenta buscar tranquilidad el fin de semana. Si por el contrario, nuestra semana ha sido rutinaria, un poco de adrenalina para el fin de semana será beneficioso.
- Busca una distracción que te agrade, un hobby. Para algunos es pintar, para otros es leer, para otros escuchar música. Busca algo que te ayude a desconectar.
Puede resultarnos difícil (por no decir imposible) reducir nuestro ritmo de trabajo, pero debemos poner de nuestra parte para evitar y/o reducir el estrés lo más rápido posible.
¿Es importante tener una agenda diaria?
Para que el trabajo diario salga adelante como debe ser, necesitamos tener una buena organización.
Nuestras tareas a realizar, deben estar perfectamente planificadas y anotadas. Para ello, la mejor opción es contar con una agenda diaria que nos ayude a llevar un orden.
¿Por qué debemos tener una agenda?
- ¿Quién de nosotros no lleva siempre mil temas pendientes en la cabeza? Seguro que todos. Por ello el tener una agenda actualizada al día con todas las visitas, reuniones, llamadas, e-mails a enviar, trabajos a realizar, etc. nos dará la tranquilidad que ninguna de las tareas se nos van a olvidar.
¿Debemos anotar todo?
- Debemos acostumbrarnos a anotar todo y cuanto más detallado, mejor (hora, dirección, teléfono, nombre, asunto, etc.)
¿Esto nos ayudará a evitar el desorden?
- Si, ya que por fin podremos olvidarnos de esos miles y miles de papeles que siempre van rondando por nuestra mesa con nuestras anotaciones, los cuales corren un gran peligro, el de extraviarse.
Una buena opción para poder tener nuestra agenda actualizada tanto en la oficina (en nuestro equipo) o fuera de ella (con nuestro smartphone) es “Google Calendar”.
Con esta herramienta podremos tener varias agendas controladas, así como programar avisos para esas notas importantes que no pueden fallar.
Si organizamos nuestro tiempo, será más fácil sacarle el máximo partido.
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