Cómo escribir correctamente un correo electrónico
Escribimos y recibimos miles de correos electrónicos pero, ¿están escritos correctamente?
El correo electrónico, es uno de los medios más utilizados para la comunicación con clientes, proveedores, amigos, etc.
Por lo cual debemos tener en cuenta que su lectura debe ser fluida.
Debemos utilizar una tipografía adecuada, tener en cuenta el tema principal, y evitar dar rodeos o extendernos sobre un tema que no viene al caso, utilizar frases cortas (para una lectura más ágil), resaltar lo importante, no amontonar la escritura, dejar espacios sin contenido, etc.
- Tipografía: Un solo tipo de letra. No escribir los e-mails en mayúsculas (escribirlo así, es sinónimo de estar gritando). Sí que podemos utilizar otros tamaños o colores, para resaltar lo “importante” del e-mail. Diferente tipo de letra, para citar textos de otra fuente o persona.
- Frases cortas: No debemos “extendernos” en los temas, ten en cuenta dónde y cuando cortar las frases. No por querer explicarlo de una forma más extensa, se va a entender mejor el mensaje. La lectura será mucho más fácil y ágil con frases cortas y concisas.
- Resaltar lo importante: Si resaltamos con negritas, cursivas o subrayados, las frases más importantes, la mirada del receptor captará de una forma más rápida el tema a tratar.
- Escritura espaciada: La escritura debe estar bien estructurada.
- A quién va dirigido
(Espacio)
- Tema a tratar
(Espacio)
- Detalle del asunto a tratar
(Espacio)
- Despedida
(Espacio)
- Firma de correo electrónico
Puntualidad, una virtud que nos distingue
La puntualidad, este aspecto que debemos tener presente tanto en nuestra vida laboral como en nuestra vida privada. Reuniones de trabajo, horarios de la oficina, quedadas con amigos, citas………
La puntualidad en nuestro lugar de trabajo, nos hará merecedores de la confianza de los demás.
Debemos entender que la impuntualidad puede llegar a ser una falta de consideración hacía los demás compañeros que llegan a sus puestos a su hora, al cliente con el que has quedado, para el cual su tiempo es oro, el amigo al que siempre le toca esperar, etc.
Debemos tener en cuenta que para ser puntual en el trabajo, debemos empezar a serlo en nuestra vida privada. Que cualquier reunión, evento, cita, tiene que tener importancia.
Para que la puntualidad en el trabajo, sea una disciplina en nuestras vidas, debemos: programar la alarma de nuestro reloj para llegar a nuestra hora a la oficina, calcular la hora a la que debemos salir de casa, programar la alarma de nuestro reloj u ordenador, para que nos avise de las citas pendientes para ese día, llevar la agenda al día y ordenada.
Las causas que provocan nuestra impuntualidad pueden ser: El poco interés, el grado de importancia que asignemos a cada una, distracciones que pueden surgir y nos hacen olvidarnos de lo demás. Hay que esforzarse y tener voluntad para cortar a tiempo estas distracciones que puedan hacernos llegar tarde a los sitios.
Nuestra palabra, debería ser suficiente para que cuenten con nosotros en el sitio y a la hora, que sepan que vamos a ser puntuales.
La puntualidad es un punto a favor en nuestra carta de presentación.
Causa buena impresión
En entrevistas, reuniones o encuentros, debemos esforzarnos para causar una buena impresión e imagen de nosotros mismos.
Hace unos días estuvimos hablando sobre el lenguaje corporal y esta vez también debemos destacar que el lenguaje de nuestro cuerpo es parte importante a la hora de causar una buena “primera” impresión.
Judi James, autora del libro “Bodytalk at Work” nos da algunos consejos en un vídeo:
- La entrada: Antes de entrar al lugar de la reunión, debemos revisar nuestra postura. Espalda recta y sonrisa. Cuando entres tu mirada debe ser de confianza y de felicidad.
- El saludo: Al estrechar las manos, debemos ser firmes pero sin pasarnos (no debes apretar en exceso). Mientras lo haces, no dejes de mirar a los ojos a la otra persona ni de sonreír.
- La postura: Mientras estemos sentado, la postura tiene que ser correcta. Nos hará parecer más seguros. Para ello, quizás sea recomendable preveer con que tipo de ropa estaremos más cómodos.
- La gesticulación: No pongas barreras, no cruces los brazos. Nuestros gestos deben ser abiertos y amables.
- Las técnicas de imitación: Estás técnicas (las que imitaremos de la otra persona) nos harán parecer más cercanos y accesibles a su persona.
Espalda sana
En muchas profesiones, la jornada laboral se realiza sentado en una silla. La nuestra, el secretariado, es una de ellas.
Debemos seguir algunos consejos y realizar algunos ejercicios, para que después de un largo día de trabajo, evitemos los dolores de espalda y las malas posturas.
Estos son algunos consejos a seguir:
- Siéntate lo más atrás posible de la silla.
- Coloca el monitor frente a ti, evita tener que girar la cabeza.
- Elige una buena silla: Una que no sea ni demasiado alta ni demasiado baja. Elige una silla en la que puedas regular la altura, la inclinación del respaldo, asiento acolchado, apoyo lumbar, los apoya brazos también son un punto a favor.
- Regula la altura de la silla, para que no tengas que arquear tu espalda mientras trabajas.
Ejercicios a realizar durante la jornada:
- Estando sentado, deja caer los brazos, y realiza giros suaves con la cabeza. Primero mueve la cabeza a los lados, como con un gesto de negación, segundo lleva la cabeza hacía delante y hacía atrás como con un gesto de afirmación, y por último, realiza círculos, hacía un lado y hacía el otro. Con estos movimientos ayudaremos a aliviar la tensión del cuello y cervicales.
- Todavía sentado, intenta estirar las piernas con cierta frecuencia, flexiona y estira las rodillas, realiza suaves giros con los tobillos.
- Los estiramientos, nos ayudarán a relajar nuestros músculos. Intenta realizar estos estiramientos de pie, y en un sitio no muy visible. 
- En algún momento en que notemos cierta tensión en la espalda, intenta levantarte y da un breve paseo para poder estirar las piernas y desperezar el cuerpo. Ayudaremos a que la circulación de nuestras piernas mejore.
¿Tiene vida el E-mailing?
Unos piensan que el e-mail comercial ha desaparecido con las novedosas redes sociales. Otros piensan que e-mail y las redes sociales, se complementan. Que las redes sociales nos ayudan a conocer nuevos campos de negocio, hacer nuevos contactos, etc. Mientras que el e-mail, nos permite mostrar nuestra imagen más personalizada y poder ofrecer a nuestros contactos nuestras novedades, nuestros servicios, etc.
Debemos seguir unos pasos para que nuestro método de marketing directo, es decir nuestros E-mailing sean efectivos:
- Comprobar que los contactos a los que vamos a disponer enviarles el e-mailing tengan relación y sea el público que buscamos con la oferta a enviar.
- Debemos dirigirnos a nuestros contactos de una forma personalizada. Que vean que nuestros servicios y/o novedades están pensados y creados para ellos.
- Realizar el envío con formato HTML, evitará que el receptor tenga que abrir otras ventanas o descargar imágenes para poder ver correctamente la oferta enviada.
- El asunto, factor clave. Si conseguimos captar la atención del receptor, nos será más fácil la lectura del e-mailing.
- El día y el horario del envío, es otro factor a tener muy en cuenta. No es beneficioso enviarlos ni el primer ni último día de la semana, y ni a últimas horas del día.
- El mensaje debe ser limpio. Si esta sobrecargado o tiene demasiadas imágenes, puede llevarnos a que el receptor no entienda el mensaje o le parezca “pesado”.
- No olvides de facilitar datos de contacto para que al receptor le sea más fácil ponerse en contacto con nosotros.
- No debemos bombardear a nuestros contactos, con miles de e-mailing, ya que pueden llegar a cansarse y lo único que encontraremos con ello, será que ni siquiera lleguen a abrir nuestro mensaje.
Creemos que estos pasos, nos ayudarán a que nuestros e-mailing sean eficaces.
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