Escribimos y recibimos miles de correos electrónicos pero, ¿están escritos correctamente?

El correo electrónico, es uno de los medios más utilizados para la comunicación con clientes, proveedores, amigos, etc.
Por lo cual debemos tener en cuenta que su lectura debe ser fluida.
Debemos utilizar una tipografía adecuada, tener en cuenta el tema principal, y evitar dar rodeos o extendernos sobre un tema que no viene al caso, utilizar frases cortas (para una lectura más ágil), resaltar lo importante, no amontonar la escritura, dejar espacios sin contenido, etc.

- Tipografía: Un solo tipo de letra. No escribir los e-mails en mayúsculas (escribirlo así, es sinónimo de estar gritando). Sí que podemos utilizar otros tamaños o colores, para resaltar lo “importante” del e-mail. Diferente tipo de letra, para citar textos de otra fuente o persona.

- Frases cortas: No debemos “extendernos” en los temas, ten en cuenta dónde y cuando cortar las frases. No por querer explicarlo de una forma más extensa, se va a entender mejor el mensaje. La lectura será mucho más fácil y ágil con frases cortas y concisas.

- Resaltar lo importante: Si resaltamos con negritas, cursivas o subrayados, las frases más importantes, la mirada del receptor captará de una forma más rápida el tema a tratar.

- Escritura espaciada: La escritura debe estar bien estructurada.

- A quién va dirigido
(Espacio)
- Tema a tratar
(Espacio)
- Detalle del asunto a tratar
(Espacio)
- Despedida
(Espacio)
- Firma de correo electrónico

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La puntualidad, este aspecto que debemos tener presente tanto en nuestra vida laboral como en nuestra vida privada. Reuniones de trabajo, horarios de la oficina, quedadas con amigos, citas………

La puntualidad en nuestro lugar de trabajo, nos hará merecedores de la confianza de los demás.
Debemos entender que la impuntualidad puede llegar a ser una falta de consideración hacía los demás compañeros que llegan a sus puestos a su hora, al cliente con el que has quedado, para el cual su tiempo es oro, el amigo al que siempre le toca esperar, etc.

Debemos tener en cuenta que para ser puntual en el trabajo, debemos empezar a serlo en nuestra vida privada. Que cualquier reunión, evento, cita, tiene que tener importancia.

Para que la puntualidad en el trabajo, sea una disciplina en nuestras vidas, debemos: programar la alarma de nuestro reloj para llegar a nuestra hora a la oficina, calcular la hora a la que debemos salir de casa, programar la alarma de nuestro reloj u ordenador, para que nos avise de las citas pendientes para ese día, llevar la agenda al día y ordenada.

Las causas que provocan nuestra impuntualidad pueden ser: El poco interés, el grado de importancia que asignemos a cada una, distracciones que pueden surgir y nos hacen olvidarnos de lo demás. Hay que esforzarse y tener voluntad para cortar a tiempo estas distracciones que puedan hacernos llegar tarde a los sitios.

Nuestra palabra, debería ser suficiente para que cuenten con nosotros en el sitio y a la hora, que sepan que vamos a ser puntuales.

La puntualidad es un punto a favor en nuestra carta de presentación.

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En entrevistas, reuniones o encuentros, debemos esforzarnos para causar una buena impresión e imagen de nosotros mismos.

Hace unos días estuvimos hablando sobre el lenguaje corporal y esta vez también debemos destacar que el lenguaje de nuestro cuerpo es parte importante a la hora de causar una buena “primera” impresión.

Judi James, autora del libro “Bodytalk at Work” nos da algunos consejos en un vídeo:

- La entrada: Antes de entrar al lugar de la reunión, debemos revisar nuestra postura. Espalda recta y sonrisa. Cuando entres tu mirada debe ser de confianza y de felicidad.

- El saludo: Al estrechar las manos, debemos ser firmes pero sin pasarnos (no debes apretar en exceso). Mientras lo haces, no dejes de mirar a los ojos a la otra persona ni de sonreír.

- La postura: Mientras estemos sentado, la postura tiene que ser correcta. Nos hará parecer más seguros. Para ello, quizás sea recomendable preveer con que tipo de ropa estaremos más cómodos.

- La gesticulación: No pongas barreras, no cruces los brazos. Nuestros gestos deben ser abiertos y amables.

- Las técnicas de imitación: Estás técnicas (las que imitaremos de la otra persona) nos harán parecer más cercanos y accesibles a su persona.

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En muchas profesiones, la jornada laboral se realiza sentado en una silla. La nuestra, el secretariado, es una de ellas.

Debemos seguir algunos consejos y realizar algunos ejercicios, para que después de un largo día de trabajo, evitemos los dolores de espalda y las malas posturas.

Estos son algunos consejos a seguir:

- Siéntate lo más atrás posible de la silla.

- Coloca el monitor frente a ti, evita tener que girar la cabeza.

- Elige una buena silla: Una que no sea ni demasiado alta ni demasiado baja. Elige una silla en la que puedas regular la altura, la inclinación del respaldo, asiento acolchado, apoyo lumbar, los apoya brazos también son un punto a favor.

- Regula la altura de la silla, para que no tengas que arquear tu espalda mientras trabajas.

Ejercicios a realizar durante la jornada:

- Estando sentado, deja caer los brazos, y realiza giros suaves con la cabeza. Primero mueve la cabeza a los lados, como con un gesto de negación, segundo lleva la cabeza hacía delante y hacía atrás como con un gesto de afirmación, y por último, realiza círculos, hacía un lado y hacía el otro. Con estos movimientos ayudaremos a aliviar la tensión del cuello y cervicales.

- Todavía sentado, intenta estirar las piernas con cierta frecuencia, flexiona y estira las rodillas, realiza suaves giros con los tobillos.

- Los estiramientos, nos ayudarán a relajar nuestros músculos. Intenta realizar estos estiramientos de pie, y en un sitio no muy visible.

- En algún momento en que notemos cierta tensión en la espalda, intenta levantarte y da un breve paseo para poder estirar las piernas y desperezar el cuerpo. Ayudaremos a que la circulación de nuestras piernas mejore.

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Unos piensan que el e-mail comercial ha desaparecido con las novedosas redes sociales. Otros piensan que e-mail y las redes sociales, se complementan. Que las redes sociales nos ayudan a conocer nuevos campos de negocio, hacer nuevos contactos, etc. Mientras que el e-mail, nos permite mostrar nuestra imagen más personalizada y poder ofrecer a nuestros contactos nuestras novedades, nuestros servicios, etc.

Debemos seguir unos pasos para que nuestro método de marketing directo, es decir nuestros E-mailing sean efectivos:

- Comprobar que los contactos a los que vamos a disponer enviarles el e-mailing tengan relación y sea el público que buscamos con la oferta a enviar.

- Debemos dirigirnos a nuestros contactos de una forma personalizada. Que vean que nuestros servicios y/o novedades están pensados y creados para ellos.

- Realizar el envío con formato HTML, evitará que el receptor tenga que abrir otras ventanas o descargar imágenes para poder ver correctamente la oferta enviada.

- El asunto, factor clave. Si conseguimos captar la atención del receptor, nos será más fácil la lectura del e-mailing.

- El día y el horario del envío, es otro factor a tener muy en cuenta. No es beneficioso enviarlos ni el primer ni último día de la semana, y ni a últimas horas del día.

- El mensaje debe ser limpio. Si esta sobrecargado o tiene demasiadas imágenes, puede llevarnos a que el receptor no entienda el mensaje o le parezca “pesado”.

- No olvides de facilitar datos de contacto para que al receptor le sea más fácil ponerse en contacto con nosotros.

- No debemos bombardear a nuestros contactos, con miles de e-mailing, ya que pueden llegar a cansarse y lo único que encontraremos con ello, será que ni siquiera lleguen a abrir nuestro mensaje.

Creemos que estos pasos, nos ayudarán a que nuestros e-mailing sean eficaces.

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En cualquier negocio la confianza es básica y casi imprescindible, sobre todo a la hora de mantener una relación comercial con los clientes y/o clientes potenciales.

Pero construir esa confianza en un negocio “on-line”, puede resultar algo más complicado, pero nunca imposible.

¿Cómo conseguimos esa confianza?

- Comunicación y exposición

La primera impresión siempre es decisiva. Y en estos tiempos en que las redes sociales son el motor de cualquier negocio, nuestra forma de darnos a conocer y comunicarnos es a través de ellas. Debemos estar atentos a la hora de enviar un e-mail, de interactuar en Twitter, Facebook y demás redes, que nuestra exposición sea clara y no cometer ningún error.

- Experiencia y trayectoria

Para cualquier cliente potencial saber de nuestra trayectoria anterior, es importante, conocer nuestra forma de trabajo, etc.
Testimonios de clientes satisfechos, nos ayudarán a dar la imagen deseada.

- Metodología de trabajo

Debemos hacer ver a nuestros clientes y potenciales clientes, que sabemos cómo trabajar, que nuestra metodología de trabajo es la correcta, es la que necesitan.
Tienen que tener clara nuestra forma de trabajo. Y saber que con ella, podremos dar solución a sus peticiones.

Además de estos pasos, debemos tener en cuenta que:

- Tras una primera impresión, esta la primera toma de contacto, es decir, la primera oportunidad que el cliente potencial nos ofrece, petición de información, asegúrate de darle una respuesta rápida, de aclararle todos los puntos en los que puede surgir alguna duda. Demuéstrale la confianza en tu producto y en tu empresa.
- No prometas cosas de las cuales no estemos completamente seguros, comprométete a dar el 100% de lo que dispones.
- Ten siempre expectativas, ganas de superación.
- No crees algo ficticio, sé siempre quién eres.

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Aunque la edad de jubilación pueda ser una fecha muy lejana, un autónomo no debe nunca estar desinformado sobre las novedades y condiciones que van surgiendo con el tiempo. La cuantía a percibir como pensión, una vez haya llegado el momento, va a depender de la cantidad que se ha cotizado a la Seguridad Social durante los años en los que se ha desarrollado la actividad.

La posibilidad de cotizar poca cantidad en un principio puede jugar una “mala pasada” si no calculamos bien la cantidad que quedará a percibir. Los 20 o 25 años precedentes a la jubilación es la época más importante para tomar la decisión correcta.

Para los autónomos cuya edad de jubilación entre dentro del 2012 no hay cambios en el sistema pero, con los cambios acontecidos en las leyes que regulan el sistema de jubilación, el resto se encontrará con que la edad para disfrutar de ese merecido descanso aumenta progresivamente de la siguiente manera:

Al igual que la edad, también aumenta el tiempo de cotización quedando así:

No debemos olvidar que la edad para la jubilación anticipada es de 63 años eso sí, con un mínimo de cotización de 33 años.

Dado que esta información puede ser rectificada por los cambios habituales que acontecen a este tipo de datos, os recordamos que es aconsejable recurrir a los profesionales del tema tratado en cuestión.

Fuentes:  http://www.mtin.es/ http://www.infoautonomos.com http://www.crear-empresas.com

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Seguro que en alguna ocasión hemos perdido algo de tiempo intentando recordar cosas: dónde se encuentra un documento, a qué hora era la cita, cómo se llama aquel señor que estuvo ayer preguntando por nuestro jefe, etc.….

Debemos tener en cuenta que la memoria, es una de las capacidades humanas que más utilizamos diariamente. No hay que olvidar que mantener nuestra memoria joven y activa es algo vital.

Presta atención: si tu mente esta concentrada en algo, se encontrará en mejores condiciones para recordar.
Pero la concentración no es suficiente, no nos bastará con estar simplemente atentos durante la memorización.
Además de esto, también necesitaremos la “intención” de recordar. Es decir, debemos aprender a concentrarnos, para ello sería positivo practicar alguna técnica para memorizar nombres, números de teléfono, fechas, citas, etc.

Algunos consejos para que nuestra mente este activa y en forma, son:

- No pongas el grito en el cielo, que tu memoria falle no es problema de la edad ni de enfermedad, es falta de práctica y cansancio.
- Práctica ejercicios de concentración.
- Estudia alguna técnica de memoria.
- Visualiza objetos, paisajes, situaciones con los ojos cerrados.
- De vez en cuando, recuerda números de teléfono, agendas (suyas y de su jefe), nombre de sus clientes, etc.
- Intenta no abusar de las calculadoras, realizar tu mismo las sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, te será de gran ayuda para agilizar tu mente.
- Haz pasatiempos, sudokus, ejercita tu cerebro, porque como bien sabemos, es el músculo más importante, y como todos los demás músculos, para que se desarrolle y se fortalezca, necesita entrenarse.

Además de estos prácticos consejos, no debemos olvidarnos de algunas herramientas que nos servirán para recordar nuestras citas, eventos, proyectos, etc.:

- Evernote
- Things
- Wunderlist
- Google Calendar
- Springpad
- Licorize

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A la hora de realizar nuestro curriculum, puede ser resultar bastante fácil cometer algún error. Por el contrario, una vez nuestro curriculum este en manos del destinatario, nos resultará bastante complicado poder repararlo.

Para que no tengamos que echarnos las manos a la cabeza, debemos ser muy minuciosos a la hora de preparar el curriculum.

- Debemos poner mucha atención en nuestra ortografía, es un punto clave en nuestra presentación.

- Debemos especificar claramente, nuestros anteriores trabajos, sin olvidarnos de ningún punto clave, sobre todo si tienen que ver con el puesto al que estamos optando.

- Aunque el curriculum vaya a ser enviado a varias empresas, trabájalos de formas distintas cada una de ellas, para que vean que realmente estás interesado en trabajar con ellos.

- Realizar el curriculum extremadamente largo, no es nada beneficioso. Entregar un curriculum con 2 folios, sería una medida correcta, para mostrar en ellos toda la información que pueda interesar a la empresa.

- Especificar el objetivo. Seguramente la persona que sea la encargada de la contratación, agradecerá que le indiquemos en el curriculum nuestro objetivo y si este tiene que ver con las necesidades de la empresa, mejor.

- No mientas en tú curriculum. Este es el peor error que podemos cometer, y será el que destruirá cualquier posibilidad que hubiésemos podido tener en algún momento.

- Repasa varias veces, que la información sea actual: dirección, titulaciones, empleos y muy importante, nuestro nº de teléfono.

- No estará de más que antes de enviar el curriculum a las empresas, pidamos opinión a alguien, para que nos indique si puede resultar interesante o si de lo contrario, se hace pesado.

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Tener una buena relación con nuestros clientes es esencial para que nuestro negocio vaya sobre seguro.

Para que todo esté listo, y nuestro cliente o futuro cliente sienta que está tratando con profesionales, debemos marcar un guión de trabajo, esto nos ayudará a ser más eficaces.

Es importante dedicar tiempo a establecer esta estructura de trabajo:

- La primera toma de contacto es una de las más importantes, por ello, tener unas FAQ preparadas, para cualquier consulta que tenga nuestro cliente o futuro cliente, nos ayudará a dar una respuesta rápida.

- Definir nuestros servicios y tarifas, realizar un contrato que especifique nuestra forma de trabajo, etc., con esto evitaremos equivocaciones.

- Desde el comienzo es importante mantener una buena comunicación con nuestro cliente. Explicarle con todos los detalles que necesiten, cualquier duda, formas de trabajo y cualquier tipo de modificación.

- Para que no exista ningún error en un futuro, es recomendable crear un protocolo de actuación por escrito con cada cliente, indicando todo lo conversado con ellos.

- Que tu cliente sea siempre el primero en enterarse de cualquier modificación o mejora, que sepa que él, es el motor que mueve tu negocio.

- Asegúrate de que tu cliente está contento con el servicio, realiza de vez en cuando alguna llamada de cortesía para mantener el contacto con él.

Un nuevo cliente, es siempre una nueva aventura, siempre interesante, novedosa y de la cual, seguro aprenderás algo.

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