¿Por que necesito una secretaria?
Cuando se tiene una empresa propia, las tareas comerciales acaparan casi todo el tiempo que no se dedica a la producción y además, hay que sacar horas para poder leer los correos, contestarlos, gestionar la agenda, crear documentos, presentaciones, bases de datos, tareas de contabilidad, de impuestos, responder a llamadas en los momentos más inoportunos, devolver llamadas pendientes a clientes, y así un sin fin de tareas totalmente externas al negocio. Precisamente, de la palabra “externa” y del cúmulo de tareas viene pisando fuerte la externalización de servicios. La diferencia entre el antes y el ahora se debe, en su mayor parte, a los avances tecnológicos.
El trabajo de secretaria virtual es uno de los más demandados. Cada vez son más las empresas que se están dando cuenta de los beneficios de tener este servicio, ya que disponen de más tiempo para dedicarlo a su negocio y el coste es más económico.
¿Qué ventajas tiene el servicio de secretaria on line?
- No hay necesidad de espacio de oficina y equipos.
- No hay honorarios de agencias de trabajo temporal.
- Se minimizan los costos internos. Sólo paga por el tiempo productivo.
- Un trabajo de alta calidad para completar los plazos acordados.
- Trabajos urgentes que se puede realizar en el tiempo estipulado.
- No es necesario contratar a jornada completa, puede trabajar por unas pocas horas cada día o ir a tiempo completo.
En resumen, una secretaria on line es una gran ayuda para las pequeñas empresas que necesiten hacer algún trabajo administrativo y de oficina, pero que carecen de los recursos económicos necesarios para contratar a personas para hacer frente a esta demanda.
Las personas que realizan las tareas de secretaria, están altamente capacitadas y experimentadas, entrenadas y dedicadas a profesionales autónomos que, al igual que la mayoría de la gente de negocios, están proporcionando un servicio de valor a la comunidad empresarial.
La memoria, tu gran herramienta de trabajo
Seguro que en alguna ocasión hemos perdido algo de tiempo intentando recordar cosas: dónde se encuentra un documento, a qué hora era la cita, cómo se llama aquel señor que estuvo ayer preguntando por nuestro jefe, etc.….
Debemos tener en cuenta que la memoria, es una de las capacidades humanas que más utilizamos diariamente. No hay que olvidar que mantener nuestra memoria joven y activa es algo vital.
Presta atención: si tu mente esta concentrada en algo, se encontrará en mejores condiciones para recordar.
Pero la concentración no es suficiente, no nos bastará con estar simplemente atentos durante la memorización.
Además de esto, también necesitaremos la “intención” de recordar. Es decir, debemos aprender a concentrarnos, para ello sería positivo practicar alguna técnica para memorizar nombres, números de teléfono, fechas, citas, etc.
Algunos consejos para que nuestra mente este activa y en forma, son:
- No pongas el grito en el cielo, que tu memoria falle no es problema de la edad ni de enfermedad, es falta de práctica y cansancio.
- Práctica ejercicios de concentración.
- Estudia alguna técnica de memoria.
- Visualiza objetos, paisajes, situaciones con los ojos cerrados.
- De vez en cuando, recuerda números de teléfono, agendas (suyas y de su jefe), nombre de sus clientes, etc.
- Intenta no abusar de las calculadoras, realizar tu mismo las sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, te será de gran ayuda para agilizar tu mente.
- Haz pasatiempos, sudokus, ejercita tu cerebro, porque como bien sabemos, es el músculo más importante, y como todos los demás músculos, para que se desarrolle y se fortalezca, necesita entrenarse.
Además de estos prácticos consejos, no debemos olvidarnos de algunas herramientas que nos servirán para recordar nuestras citas, eventos, proyectos, etc.:
- Evernote
- Things
- Wunderlist
- Google Calendar
- Springpad
- Licorize
Mantén una buena relación con tus clientes
Tener una buena relación con nuestros clientes es esencial para que nuestro negocio vaya sobre seguro.
Para que todo esté listo, y nuestro cliente o futuro cliente sienta que está tratando con profesionales, debemos marcar un guión de trabajo, esto nos ayudará a ser más eficaces.
Es importante dedicar tiempo a establecer esta estructura de trabajo:
- La primera toma de contacto es una de las más importantes, por ello, tener unas FAQ preparadas, para cualquier consulta que tenga nuestro cliente o futuro cliente, nos ayudará a dar una respuesta rápida.
- Definir nuestros servicios y tarifas, realizar un contrato que especifique nuestra forma de trabajo, etc., con esto evitaremos equivocaciones.
- Desde el comienzo es importante mantener una buena comunicación con nuestro cliente. Explicarle con todos los detalles que necesiten, cualquier duda, formas de trabajo y cualquier tipo de modificación.
- Para que no exista ningún error en un futuro, es recomendable crear un protocolo de actuación por escrito con cada cliente, indicando todo lo conversado con ellos.
- Que tu cliente sea siempre el primero en enterarse de cualquier modificación o mejora, que sepa que él, es el motor que mueve tu negocio.
- Asegúrate de que tu cliente está contento con el servicio, realiza de vez en cuando alguna llamada de cortesía para mantener el contacto con él.
Un nuevo cliente, es siempre una nueva aventura, siempre interesante, novedosa y de la cual, seguro aprenderás algo.
Orden en el lugar de trabajo
Además de estar atenta de las gestiones diarias, llamadas, visitas, etc. una buena secretaria debe saber como mantener el orden en su oficina.
El orden en la oficina es importante, además de para una buena imagen cara al público, para que nuestro trabajo y el de nuestros compañeros, sea más cómodo y rápido.
En muchas ocasiones, nuestro jefe, compañeros o nosotros mismos hemos necesitado documentos de años o fechas anteriores:
- Debemos saber en todo momento donde se encuentra cada cosa (facturas, albaranes, conversaciones con clientes mantenidas por e-mail, faxes, etc.) para ello debemos tener un minucioso cuidado a la hora de archivar la documentación. Cada cosa en su archivador identificado, para una fácil localización.
No solo el orden en los archivadores, nos ahorra tiempo, también mantener nuestro lugar de trabajo “mesa, cajones, bandejas, etc.” ordenadas nos evitará tener que perder tiempo en búsqueda de documentación del día a día.
De vez en cuando, realizar una limpieza, para que toda aquella documentación obsoleta, no ocupe un lugar innecesario.
Existen unos principios, que no está de más, tenerlos presentes:
- Clasificación: Hay que diferenciar entra lo que SI es necesario y lo que NO. Lo que utilizamos diariamente, debemos tenerlo a mano, lo que utilizamos esporádicamente, debe estar localizado, pero sin prioridad.
- Orden: Debemos definir unas reglas, a la hora de colocación de las cosas y documentos.
- Limpieza: Debemos mantener nuestro lugar de trabajo y material limpio.
- Normalización: Debemos llevar los tres principios anteriores a cabo, verlos como parte de nuestro qué hacer diario.
- Disciplina: Debemos disciplinarnos, para que los cuatro principios anteriores, no los hagamos una vez y nos olvidemos de ellos. Con esto generaremos un clima de trabajo más eficiente.
La secretaria perfecta
Todas las empresas y los jefes de las mismas, sueñan con la secretaria perfecta. Pero ¿existe?
Una buena secretaria, no es solamente la que habla idiomas, atiende correctamente el teléfono y visitas, o cosas similares.
Como debe de ser una buena secretaria:
Buen perfil de una secretaria: Idiomas, ofimática, relaciones públicas, protocolo y tantas otras cosas que nos dejamos por contar. Pero en este post nos vamos a centrar en otros aspectos, en los que también debe de ser “experta”.
- Confianza: Una buena secretaria, debe ser de máxima confianza para su jefe. La confianza es clave para un buen entendimiento entre ambos. Debe comprometerse con la empresa.
- Saber de la importancia del “tiempo”: Una buena secretaria, debe saber que para su jefe, el tiempo es lo más valioso. Debe saber como hacerle ganar tiempo, y para ello nada mejor como: saber cortar una reunión que se alarga, saber excusar cuando la reunión hay que retrasarla o posponerla. Saber lo que necesita tu jefe, anticiparse a sus peticiones.
- Transmitir: Una buena secretaria, debe saber transmitir una buena imagen de su empresa y de su jefe.
- Evitar trabajo: Una buena secretaria, debe estar al tanto de todos los movimientos, tomar buena nota de todo, notas o llamadas recordatorias, debe controlar todos los temas que se lleven entre manos realizando un seguimiento de ellos, para que de esta forma, el jefe pueda evadirse de ellos y ocuparse de nuevos asuntos.
- La imagen: Una buena secretaria, debe saber estar en todo momento. Debe recibir a las visitas con una amplia sonrisa, debe de ser cordial con toda aquella persona que trate, mostrar importancia a aquella llamada dirigida a su jefe que por cualquier motivo, no ha podido ser atendida.
- Aprender: Una buena secretaria debe de estar dispuesta en todo momento a aprender cosas nuevas, debe formarse continuamente.
Y para ti, ¿qué cualidades debe tener “la secretaria perfecta”?
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