Cómo escribir correctamente un correo electrónico
Escribimos y recibimos miles de correos electrónicos pero, ¿están escritos correctamente?
El correo electrónico, es uno de los medios más utilizados para la comunicación con clientes, proveedores, amigos, etc.
Por lo cual debemos tener en cuenta que su lectura debe ser fluida.
Debemos utilizar una tipografía adecuada, tener en cuenta el tema principal, y evitar dar rodeos o extendernos sobre un tema que no viene al caso, utilizar frases cortas (para una lectura más ágil), resaltar lo importante, no amontonar la escritura, dejar espacios sin contenido, etc.
- Tipografía: Un solo tipo de letra. No escribir los e-mails en mayúsculas (escribirlo así, es sinónimo de estar gritando). Sí que podemos utilizar otros tamaños o colores, para resaltar lo “importante” del e-mail. Diferente tipo de letra, para citar textos de otra fuente o persona.
- Frases cortas: No debemos “extendernos” en los temas, ten en cuenta dónde y cuando cortar las frases. No por querer explicarlo de una forma más extensa, se va a entender mejor el mensaje. La lectura será mucho más fácil y ágil con frases cortas y concisas.
- Resaltar lo importante: Si resaltamos con negritas, cursivas o subrayados, las frases más importantes, la mirada del receptor captará de una forma más rápida el tema a tratar.
- Escritura espaciada: La escritura debe estar bien estructurada.
- A quién va dirigido
(Espacio)
- Tema a tratar
(Espacio)
- Detalle del asunto a tratar
(Espacio)
- Despedida
(Espacio)
- Firma de correo electrónico
Nuevo Reglamento protección de datos de la UE
Esta semana se ha hecho público el nuevo Reglamento sobre protección de datos de la Unión Europea. La nueva normativa remplazará a todas las leyes nacionales anteriores y a la Directiva 95/46 de Protección de Datos de la UE, que desde 1995 ha estado vigente en la legislación europea en materia privacidad y derechos humanos.
Esta nueva ley unificará las diferentes normativas nacionales en Europa, en materia de protección de datos, ayudando así a impulsar temas como el comercio electrónico que en este momento son diferentes para cada Estado.
La propuesta comunitaria contiene novedades muy importantes respecto a la actual Directiva que según algunas asociaciones nacionales de empresas, pueden dificultar el desarrollo de amplios sectores de la actividad económica. Dichas asociaciones demandan que se introduzcan elementos que permitan flexibilizar su aplicación según las circunstancias de cada caso.
Algunas de las novedades son el endurecimiento del marco legislativo para la utilización de datos personales en las acciones de marketing. Ya que prohíbe el uso de información personal para acciones de marketing directo, sin el consentimiento expreso de los usuarios.
Las autoridades relevantes en protección de datos y todos los afectados tienen que ser notificados en el plazo de 24 horas, si se produce cualquier fallo en la gestión de los datos, incluyendo su destrucción, no autorizada o su pérdida.
Aquellas empresas que no custodien bien la información, pueden llegar a ser sancionadas con multas en los casos más graves del 2% de su facturación anual.
La nueva normativa tardará aún unos años en ser aprobada, comienza ahora un largo proceso administrativo y es necesaria además su aprobación por todos los Estados miembros.
Diseña tu firma de correo electrónico
Para que la imagen de tu empresa no exprese desorden, una parte importante que debemos cuidar es nuestra firma de correo electrónico.
Debemos tener en cuenta que las firmas de correo electrónico, forman parte de la imagen corporativa de la empresa, y puede llegar a funcionar como una tarjeta de visita, por lo cual, la información que detallemos en cada una de ellas (firma del correo electrónico – tarjeta de visita) debe de ser igual o muy similar.
¿Qué normas debemos seguir en la creación de nuestra firma?
- Las firmas de todos los trabajadores de la empresa deben de ser iguales.
- Separar datos personales y de la empresa. Deben saber quién es el autor del correo, que este bien visible.
- Es importante usar textos en vez de imágenes, ya que en la actualidad, cada día más usuarios, leen el correo a través de sus smartphones, y el que nuestro e-mail lleve imágenes supone una descarga más lenta. En caso de llevar imágenes, debemos tener en cuenta que estas, deben estar alojadas en un servidor en Internet.
- No cargues demasiado la firma. Que se vea una firma limpia y ordenada.
- Deja un espacio para los avisos sobre confidencialidad y cláusulas sobre la LOPD.
¿Qué datos debe llevar nuestra firma?
- Nombre y apellidos.
- Cargo que desempeñas o departamento al que perteneces.
- Dirección de correo electrónico.
- Enlaces a nuestros perfiles personales en Twitter, LinkedIn, etc
- Datos de la empresa: nombre, dirección, teléfono, fax, etc
- Enlaces de la empresa: página/s Web, blog/s, etc.
Calendario imprescindible para autónomos y pymes, el de la Agencia Tributaria.
A estas alturas del año, casi todos tenemos ya nuestras agendas, sin ellas nos olvidaríamos de fechas y asuntos importantes para el negocio.
Una agenda que más que importante, es imprescindible (sobre todo para autónomos y empresas) es la agenda o calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. En ella nos recuerdan las principales obligaciones tributarias estatales, periódicas y no periódicas para este año 2012.
Comenzamos con este mes, ENERO:
- Hasta el día 30 se puede presentar el cuarto trimestre del IVA y el resumen anual del IVA correspondiente al año 2011
- Hasta el día 31, presentación en soporte, internet e impreso del resumen anual de 2011 en Renta y Sociedades.
FEBRERO:
Hasta el 20 de febrero:
- Declaración anual perteneciente al 2011 sobre planes, fondos de pensiones, previsión empresarial, etc. en soporte e internet.
- Declaración anual perteneciente al 2011 para subvenciones en actividades agrícolas o ganaderas.
Hasta el 29 de febrero:
- Impuesto sobre sociedades.
- Declaración anual de consumo de energía eléctrica de año 2011.
ABRIL:
En el mes de abril, desde el día 10 hasta el 2 de julio, se puede solicitar el borrador de la Declaración anual de la Renta del 2011. La confirmación de dicho borrador, con resultado a ingresar, se puede realizar desde el 10 de abril hasta el 27 de junio. En el caso en el que el resultado sea a devolver, el plazo de confirmación se alarga hasta el 2 de julio.
MAYO:
Desde el 3 de Mayo y hasta el 2 de julio será el plazo abierto para presentar la Declaración Anual de la Renta del 2011.
Esto es solo una pequeña parte de TODAS las obligaciones a cumplir. Depende del tipo de negocio y de empresa, hay muchísimas más.
Para que no se pase NINGUNA, aquí tienes el enlace al Calendario Anual de la Agencia Tributaria para el año 2012. No lo pierdas 
Buena relación con nuestros compañeros
Una buena relación entre compañeros, se ve reflejada en una mayor productividad, ya que si nos llevamos bien entre nosotros y el ambiente es el apropiado, nuestro ritmo de trabajo y esfuerzo aumentan.
Algunos de los principios básicos para que esa relación sea buena son: consideración, respeto, compañerismo, dignidad.
Pero debemos tener muy en cuenta, los siguientes puntos:
- Demuestra interés por tus compañeros, y por lo que creas que es importante para ellos.
- Respeta a todos y cada uno de ellos, aunque no siempre estéis de acuerdo en todo.
- Se amable, cuando pidas algo o cuando te hayan ayudado con algo, demuestra siempre tu gratitud.
- Muestra siempre respeto e interés por cualquiera de las ideas que puedan tener. Hasta las ideas más locas, pueden tener un buen final.
- Hazles saber, que han hecho un gran trabajo, que sepan que valoras su presencia en tu equipo.
- Trabaja con razonamiento ante cualquier adversidad que podamos encontrarnos. Los problemas se resuelven mejor, cuando uno esta calmado. Evita discusiones entre vosotros.
- Debemos saber cuando hablar y cuando callar. Aprende a escuchar y sé muy discret@.
- Ten cuidado con tu tono de voz. Procura tener tacto cuando converses con las personas, sobre todo en conversación por teléfono o escritas.
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