Escribimos y recibimos miles de correos electrónicos pero, ¿están escritos correctamente?

El correo electrónico, es uno de los medios más utilizados para la comunicación con clientes, proveedores, amigos, etc.
Por lo cual debemos tener en cuenta que su lectura debe ser fluida.
Debemos utilizar una tipografía adecuada, tener en cuenta el tema principal, y evitar dar rodeos o extendernos sobre un tema que no viene al caso, utilizar frases cortas (para una lectura más ágil), resaltar lo importante, no amontonar la escritura, dejar espacios sin contenido, etc.

- Tipografía: Un solo tipo de letra. No escribir los e-mails en mayúsculas (escribirlo así, es sinónimo de estar gritando). Sí que podemos utilizar otros tamaños o colores, para resaltar lo “importante” del e-mail. Diferente tipo de letra, para citar textos de otra fuente o persona.

- Frases cortas: No debemos “extendernos” en los temas, ten en cuenta dónde y cuando cortar las frases. No por querer explicarlo de una forma más extensa, se va a entender mejor el mensaje. La lectura será mucho más fácil y ágil con frases cortas y concisas.

- Resaltar lo importante: Si resaltamos con negritas, cursivas o subrayados, las frases más importantes, la mirada del receptor captará de una forma más rápida el tema a tratar.

- Escritura espaciada: La escritura debe estar bien estructurada.

- A quién va dirigido
(Espacio)
- Tema a tratar
(Espacio)
- Detalle del asunto a tratar
(Espacio)
- Despedida
(Espacio)
- Firma de correo electrónico

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Esta semana se ha hecho público el nuevo Reglamento sobre protección de datos de la Unión Europea. La nueva normativa remplazará a todas las leyes nacionales anteriores y a la Directiva 95/46 de Protección de Datos de la UE, que desde 1995 ha estado vigente en la legislación europea en materia privacidad y derechos humanos.

Esta nueva ley unificará las diferentes normativas nacionales en Europa, en materia de protección de datos, ayudando así a impulsar temas como el comercio electrónico que en este momento son diferentes para cada Estado.

La propuesta comunitaria contiene novedades muy importantes respecto a la actual Directiva que según algunas asociaciones nacionales de empresas, pueden dificultar el desarrollo de amplios sectores de la actividad económica. Dichas asociaciones demandan que se introduzcan elementos que permitan flexibilizar su aplicación según las circunstancias de cada caso.

Algunas de las novedades son el endurecimiento del marco legislativo para la utilización de datos personales en las acciones de marketing. Ya que prohíbe el uso de información personal para acciones de marketing directo, sin el consentimiento expreso de los usuarios.

Las autoridades relevantes en protección de datos y todos los afectados tienen que ser notificados en el plazo de 24 horas, si se produce cualquier fallo en la gestión de los datos, incluyendo su destrucción, no autorizada o su pérdida.

Aquellas empresas que no custodien bien la información, pueden llegar a ser sancionadas con multas en los casos más graves del 2% de su facturación anual.

La nueva normativa tardará aún unos años en ser aprobada, comienza ahora un largo proceso administrativo y es necesaria además su aprobación por todos los Estados miembros.

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Para que la imagen de tu empresa no exprese desorden, una parte importante que debemos cuidar es nuestra firma de correo electrónico.

Debemos tener en cuenta que las firmas de correo electrónico, forman parte de la imagen corporativa de la empresa, y puede llegar a funcionar como una tarjeta de visita, por lo cual, la información que detallemos en cada una de ellas (firma del correo electrónico – tarjeta de visita) debe de ser igual o muy similar.

¿Qué normas debemos seguir en la creación de nuestra firma?

- Las firmas de todos los trabajadores de la empresa deben de ser iguales.

- Separar datos personales y de la empresa. Deben saber quién es el autor del correo, que este bien visible.

- Es importante usar textos en vez de imágenes, ya que en la actualidad, cada día más usuarios, leen el correo a través de sus smartphones, y el que nuestro e-mail lleve imágenes supone una descarga más lenta. En caso de llevar imágenes, debemos tener en cuenta que estas, deben estar alojadas en un servidor en Internet.

- No cargues demasiado la firma. Que se vea una firma limpia y ordenada.

- Deja un espacio para los avisos sobre confidencialidad y cláusulas sobre la LOPD.

¿Qué datos debe llevar nuestra firma?

- Nombre y apellidos.

- Cargo que desempeñas o departamento al que perteneces.

- Dirección de correo electrónico.

- Enlaces a nuestros perfiles personales en Twitter, LinkedIn, etc

- Datos de la empresa: nombre, dirección, teléfono, fax, etc

- Enlaces de la empresa: página/s Web, blog/s, etc.

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A estas alturas del año, casi todos tenemos ya nuestras agendas, sin ellas nos olvidaríamos de fechas y asuntos importantes para el negocio.

Una agenda que más que importante, es imprescindible (sobre todo para autónomos y empresas) es la agenda o calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. En ella nos recuerdan las principales obligaciones tributarias estatales, periódicas y no periódicas para este año 2012.

Comenzamos con este mes, ENERO:

• Hasta el día 30 se puede presentar el cuarto trimestre del IVA y el resumen anual del IVA correspondiente al año 2011
• Hasta el día 31, presentación en soporte, internet e impreso del resumen anual de 2011 en Renta y Sociedades.

FEBRERO:

Hasta el 20 de febrero:

• Declaración anual perteneciente al 2011 sobre planes, fondos de pensiones, previsión empresarial, etc.  en soporte e internet.
• Declaración anual perteneciente al 2011 para subvenciones en actividades agrícolas o ganaderas.

Hasta el 29 de febrero:

• Impuesto sobre sociedades.
• Declaración anual de consumo de energía eléctrica de año 2011.

ABRIL:

En el mes de abril, desde el día 10 hasta el 2 de julio, se puede solicitar el borrador de la Declaración anual de la Renta  del 2011. La confirmación de dicho borrador, con resultado a ingresar, se puede realizar desde el 10 de abril hasta el 27 de junio. En el caso en el que el resultado sea a devolver, el plazo de confirmación se alarga hasta el 2 de julio.

MAYO:

Desde el 3 de Mayo y hasta el 2 de julio será el plazo abierto para presentar la Declaración Anual de la Renta del 2011.

Esto es solo una pequeña parte de TODAS las obligaciones a cumplir. Depende del tipo de negocio y de empresa, hay muchísimas más.

Para que no se pase NINGUNA, aquí tienes el enlace al  Calendario Anual de la Agencia Tributaria para el año 2012. No lo pierdas  

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Una buena relación entre compañeros, se ve reflejada en una mayor productividad, ya que si nos llevamos bien entre nosotros y el ambiente es el apropiado, nuestro ritmo de trabajo y esfuerzo aumentan.

Algunos de los principios básicos para que esa relación sea buena son: consideración, respeto, compañerismo, dignidad.

Pero debemos tener muy en cuenta, los siguientes puntos:

- Demuestra interés por tus compañeros, y por lo que creas que es importante para ellos.

- Respeta a todos y cada uno de ellos, aunque no siempre estéis de acuerdo en todo.

- Se amable, cuando pidas algo o cuando te hayan ayudado con algo, demuestra siempre tu gratitud.

- Muestra siempre respeto e interés por cualquiera de las ideas que puedan tener. Hasta las ideas más locas, pueden tener un buen final.

- Hazles saber, que han hecho un gran trabajo, que sepan que valoras su presencia en tu equipo.

- Trabaja con razonamiento ante cualquier adversidad que podamos encontrarnos. Los problemas se resuelven mejor, cuando uno esta calmado. Evita discusiones entre vosotros.

- Debemos saber cuando hablar y cuando callar. Aprende a escuchar y sé muy discret@.

- Ten cuidado con tu tono de voz. Procura tener tacto cuando converses con las personas, sobre todo en conversación por teléfono o escritas.

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Ya han pasado 16 días desde que comenzáramos el año nuevo, un año que ha venido con varias novedades y variaciones (como todos los años) para los autónomos y pymes.

Una de las variaciones es la subida del IRPF, algo que se debe tener muy en cuenta cuando autónomos y pymes tienen trabajadores, ya que las retenciones a practicar en sus nóminas han de ser recalculadas.

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Pueden surgir crisis de comunicación, las cuales se deben a problemas de comunicación entre 2 o más personas (falta de información, no comunicarse claramente, no escuchar, etc.)

¿Cómo sanamos esas crisis?

- Saltos de conversación: Cuando alguien se vaya de un tema a otro, sin terminar el anterior, intenta recuperar el rumbo para que termine lo que empezó: “Cómo decías…”
- Sin muestras de interés: Para que la comunicación sea fluida y no caiga en estado de crisis, debemos mantener una buena relación, hay que tener interés por las opiniones de la otra persona.
- Suposiciones: Cuando damos una información, no tenemos que suponer que la otra persona esta al tanto de todos los asuntos, ya que así, lo único que podemos conseguir es dejar las cosas a medias. Hay que dar toda la información posible para que la otra persona no se cree suposiciones falsas.
- Seguimiento de un tema: En asuntos de 2 o más personas, si existe una que esta esforzándose por que ese asunto no se quede sin respuesta y ve que la otra no lleva ningún seguimiento ni control sobre lo mismo, puede existir enfrentamiento. Ayuda a la otra persona a controlar el tema y cumple con tu parte.
- Falta de atención: 1º Escucha. Trata de entender toda la información que la otra persona te esta dando. Si no es así, no lo dudes, y pregunta todo lo que sea necesario.
- Falta de participación: En algunos círculos, existen personas “silenciosas”, las cuales no participan nunca en los debates. En estos casos, intenta ser tú quién le de el empujoncito para que intervenga en las conversaciones con un “¿Tú que opinas?”

Evita las crisis de comunicación, para que tu trabajo diario sea más cómodo.

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Desde el punto de vista del autónomo y de las pymes, cualquier medida que se tome para ayudar a sacar adelante el negocio en estos tiempos es como una pequeña ventana por donde entra un poco de aire fresco.

En el debate de investidura del futuro presidente del gobierno, se anunciaron algunas de las medidas estudiadas, pendientes de aprobación, para el año que viene. Estas son algunas de ellas:

• Ampliación de la cifra de negocios de hasta 12 millones de € en régimen especial y límite de 500.000 € de base imponible para aplicar el 25%.
• Agilización para los trámites en el caso de creación de empresas. Se pretende poder crearlas en un tiempo de 24 horas.
• Simplificación para los tipos de contrato.
• Bonificación del 100% en las cotizaciones para casos de contratación de personal en su primer empleo y con menos de 30 años.
• Ayuda de 3.000 € para los autónomos que contraten por primera vez a un trabajador.
• Modificación del régimen de IVA para no tener que pagar este impuesto hasta que no se haya cobrado la factura.
• Compensación automática para deudas reconocidas por la Administración Pública.
• Incentivos fiscales en casos de inversión en I+D.
• Modificación de la fiscalidad de los beneficios no distribuidos dedicados a la adquisición de nuevos activos, con un 10% menos que los destinados a la repartición por accionistas.
• Financiación empresarial alternativa (Business Angels, capital de riesgo, capital semilla, etc.) sin necesidad de tributar las operaciones de ampliación de capital.

Además de estas medidas, seguro que hay muchas otras necesarias para que, entre todos, podamos salir de este periodo que nos ha tocado vivir, por lo que nuestra pregunta es: ¿Qué otras medidas sería necesario tomar para ayudar a autónomos y pymes?

Gracias por vuestra colaboración.

Fuentes: http://www.pymeseguros.com http://www.pymesyautonomos.com

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En cualquier negocio la confianza es básica y casi imprescindible, sobre todo a la hora de mantener una relación comercial con los clientes y/o clientes potenciales.

Pero construir esa confianza en un negocio “on-line”, puede resultar algo más complicado, pero nunca imposible.

¿Cómo conseguimos esa confianza?

- Comunicación y exposición

La primera impresión siempre es decisiva. Y en estos tiempos en que las redes sociales son el motor de cualquier negocio, nuestra forma de darnos a conocer y comunicarnos es a través de ellas. Debemos estar atentos a la hora de enviar un e-mail, de interactuar en Twitter, Facebook y demás redes, que nuestra exposición sea clara y no cometer ningún error.

- Experiencia y trayectoria

Para cualquier cliente potencial saber de nuestra trayectoria anterior, es importante, conocer nuestra forma de trabajo, etc.
Testimonios de clientes satisfechos, nos ayudarán a dar la imagen deseada.

- Metodología de trabajo

Debemos hacer ver a nuestros clientes y potenciales clientes, que sabemos cómo trabajar, que nuestra metodología de trabajo es la correcta, es la que necesitan.
Tienen que tener clara nuestra forma de trabajo. Y saber que con ella, podremos dar solución a sus peticiones.

Además de estos pasos, debemos tener en cuenta que:

- Tras una primera impresión, esta la primera toma de contacto, es decir, la primera oportunidad que el cliente potencial nos ofrece, petición de información, asegúrate de darle una respuesta rápida, de aclararle todos los puntos en los que puede surgir alguna duda. Demuéstrale la confianza en tu producto y en tu empresa.
- No prometas cosas de las cuales no estemos completamente seguros, comprométete a dar el 100% de lo que dispones.
- Ten siempre expectativas, ganas de superación.
- No crees algo ficticio, sé siempre quién eres.

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Cuando se tiene una empresa propia, las tareas comerciales acaparan casi todo el tiempo que no se dedica a la producción y además, hay que sacar horas para poder leer los correos, contestarlos, gestionar la agenda, crear documentos, presentaciones, bases de datos, tareas de contabilidad, de impuestos, responder a llamadas en los momentos más inoportunos, devolver llamadas pendientes a clientes, y así un sin fin de tareas totalmente externas al negocio. Precisamente, de la palabra “externa” y del cúmulo de tareas viene pisando fuerte la externalización de servicios. La diferencia entre el antes y el ahora se debe, en su mayor parte, a los avances tecnológicos.

El trabajo de secretaria virtual es uno de los más demandados. Cada vez son más las empresas que se están dando cuenta de los beneficios de tener este servicio, ya que disponen de más tiempo para dedicarlo a su negocio y el coste es más económico.

¿Qué ventajas tiene el servicio de secretaria on line?

1. No hay necesidad de espacio de oficina y equipos.
2. No hay honorarios de agencias de trabajo temporal.
3. Se minimizan los costos internos. Sólo paga por el tiempo productivo.
4. Un trabajo de alta calidad para completar los plazos acordados.
5. Trabajos urgentes que se puede realizar en el tiempo estipulado.
6. No es necesario contratar a jornada completa, puede trabajar por unas pocas horas cada día o ir a tiempo completo.

En resumen,  una secretaria on line es una gran ayuda para las pequeñas empresas que necesiten hacer algún trabajo administrativo y de oficina, pero que carecen de los recursos económicos necesarios para contratar a personas para hacer frente a esta demanda.

Las personas que realizan las tareas de secretaria, están altamente capacitadas y experimentadas, entrenadas y dedicadas a profesionales autónomos que, al igual que la mayoría de la gente de negocios, están proporcionando un servicio de valor a la comunidad empresarial.

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