Los correos a la vuelta de vacaciones
Cuando volvemos de vacaciones, una de las tareas que nos ocupan gran parte del día de vuelta, es la gestión de los correos recibidos en esos días. Debemos saber afrontar la acumulación para no saturarnos el primer día.
Lo primero que debemos hacer al abrir nuestro gestor de correo es revisar todas las carpetas dónde recibamos correos, comprobar si en ellas hay algún correo que el remitente nos haya marcado como “importante”, y comenzar nuestra tarea de lectura y contestación.
Una vez concluidos estos, deberemos fijarnos en los correos que requieran una respuesta junto a algún presupuesto, información adjunta, etc.
Los que durante nuestro periodo vacacional, no hayamos podido evitar mirar el correo y en alguna ocasión, incluso contestarlo, debemos tener cuidado y fijarnos bien ya que esos correos habrán quedado como leídos y puede que queramos contestar o ampliar la respuesta enviada en su día.
No debemos olvidarnos de preguntar a nuestros compañeros si los correos que hemos recibido han obtenido ya respuesta por otro lado. Es posible que alguno fuera urgente y que el cliente, al no recibir contestación por nuestra parte, se dirigiese a algún otro compañero para que le ayudara. Tener mucho cuidado con este tema, debemos dar buena imagen a nuestros clientes.
El correo electrónico durante nuestras vacaciones
Cuando nos vamos de vacaciones, seguimos algunas pautas para que todo el mundo quede avisado de nuestro periodo de descanso:
- Mensaje en el contestador del teléfono, indicando periodo vacacional.
- Envió de e-mail a nuestros clientes para realizar la comunicación.
- Respuestas automáticas cuando recibimos algún correo. Esta última es quizás la más importante, para que la persona que nos ha enviado el correo quede informada de que su e-mail no va a ser leído hasta la vuelta. En este correo, es interesante facilitar al cliente alguna otra dirección de e-mail o teléfono de la persona que se ha quedado a cargo de nuestros temas en nuestra ausencia.
En la actualidad, muchos son los que gracias a su smartphone, pueden tener acceso a su correo electrónico en su periodo vacacional. Pero no debemos olvidar nunca que estamos de vacaciones. Que son necesarias para recargar las pilas y volver al trabajo con más energía.
Si nos es completamente imposible desentendernos del móvil y debemos de estar conectados para cualquier urgencia que pueda surgir, debemos tener en cuenta que:
- No hay que estar pendiente todo el día del móvil, márcate un horario para revisar el correo y solucionar los diferentes temas. Desactiva las notificaciones.
- Si no es urgente, no contestes, bastará con el mensaje automático que se envió como respuesta al cliente.
El gestionar nuestro correo con el móvil, tiene una ventaja, y es que en nuestra vuelta al trabajo, nuestra bandeja de entrada ¡¡¡no estará tan saturada como de costumbre!!!
Mis compañeros están de vacaciones
En esta época de vacaciones las oficinas suelen quedarse con la mitad de los trabajadores habituales. Todos necesitamos nuestras semanas de descanso pero hay trabajos que no pueden esperar, ni a nosotros ni a que nuestros compañeros vuelvan de las vacaciones, por eso de vez en cuando se suelen acumular las tareas.
Una buena organización y coordinación de todos los que se quedan trabajando es fundamental para que no tengamos que salir más tarde de nuestro horario habitual. A parte de que los problemas que surjan sean más o menos complicados y difíciles de solucionar, muchas veces somos nosotros mismos los que perdemos el tiempo.
Unas sencillas pautas que nos servirán para ser más efectivos son:
1º Lo primordial. Muchas veces anteponemos nuestras tareas a las del compañero, aun siendo estas más importantes. Si dicho trabajo es necesario para que otros continúen no debemos de paralizarlo. Seguro que más de una vez te ha ocurrido a ti y no has podido terminar algo porque los demás no te lo han pasado a tiempo. Piensa que si eso entorpece tu organización también retrasa a los demás.
2º No preguntes si no es estrictamente necesario. ¿Cuántas veces te han interrumpido para preguntarte algo que podían solucionar solo con buscarlo? Es mucho más cómodo solicitar la ayuda de los compañeros pero esto rompe la concentración. Si no sabemos o encontramos algo que necesitamos, es mejor dejarlo apuntado y preguntar más tarde, eso sí, siempre que hayamos agotado antes todas las posibilidades de búsqueda.
3º Silencio. Seguro que tenemos muchísimas ganas de contar todo lo que hemos hecho en nuestras vacaciones, lo que nos ha ocurrido, anécdotas de las que nos acordamos de repente, pero con la carga de trabajo adicional perdemos un tiempo muy necesario para cumplir con las tareas. Para concentrarse y trabajar, lo mejor siempre es el silencio.
Al igual que a nosotros nos gusta que nuestros compañeros nos hayan solucionado algunas de nuestras tareas cuando no estamos, seguro que ellos te agradecerán que seas tan buen profesional.
Deseadas vacaciones: Algunos consejos útiles para disfrutar de ellas
Aunque muchos ya han disfrutado de sus merecidas vacaciones, todavía hay gente que tiene que disfrutarlas, descansar, relajarse y dejar a un lado (sin olvidarnos completamente de ellas) nuestras tareas diarias.
Debemos tener en cuenta algunas recomendaciones a la hora de planificar las vacaciones:
- Es recomendable dividir los días de vacaciones en varios periodos.
- Debemos distribuir las vacaciones de tal manera que podamos pasar los últimos días en casa para habituarnos a los horarios, a los quehaceres diarios, etc.
- El hecho de que nos vayamos de vacaciones no significa que los problemas se vayan a solucionar. Debemos de ser conscientes de que a nuestra vuelta todavía estarán ahí.
A continuación os detallamos algunos consejos para tomaros de mejor forma la vuelta al trabajo y a la rutina diaria:
- Piensa en los aspectos positivos de la vuelta: Ver a compañeros y amigos, hacer un resumen y comentar los detalles de las vacaciones, ver las fotos, poneros al día de todo lo ocurrido hasta el momento.
- No pretendas realizar todas las tareas el mismo día de tu regreso, hacer las cosas paulatinamente nos ayudará a tomar contacto con el día a día.
Aunque estamos de acuerdo en que todos necesitamos los días de vacaciones para descansar, también estaremos de acuerdo en que en esos días todo está en descontrol y algo desorganizado, ya que no tenemos horarios, ni prisas, y la vuelta al trabajo significa que volvemos a tener la tranquilidad de la organización y podemos volver a controlar nuestro día a día.
Que hacer en la oficina antes de las vacaciones
Ya ha comenzado el periodo de vacaciones y nos hemos planificado estas fechas para aprovechar al máximo posible los días de descanso pero ¿tenemos claro que es lo que debemos hacer en la oficina antes de irnos? Nosotros descansamos pero el trabajo no y muchos compañeros se quedan en su puesto. Ellos son los que se van a encargar de solucionar los problemas que puedan surgir mientras no estamos así que, antes de las vacaciones deberíamos de dejar bien delimitados ciertos puntos.
Asegurarnos de que el trabajo queda actualizado antes de irnos. Si estamos trabajando en algún proyecto específico debemos de comprobar que no que nada pendiente. En el caso de que sea un proyecto largo y no se pueda cerrar tendremos que explicar a los compañeros que se quedan en qué consiste el proyecto y dejar instrucciones de cómo solventar las tareas inmediatas puedan surgir mientras estamos fuera.
Revisar nuestro calendario por si hay que realizar algún trabajo en días concretos. Si coincide que durante el periodo de nuestras vacaciones deberíamos realizar alguna tarea específica (enviar algún informe mensual, emails, facturas, etc) podemos dejarlo preparado y confiar en algún compañero para que lo envíe. Lo más cómodo será copiarlo en un pendrive y dejárselo con la fecha bien detallada. No podemos dejar a un lado nuestras responsabilidades únicamente porque no estemos en la oficina.
Informar a nuestro jefe de cómo se queda el trabajo y de todo lo que ha ocurrido durante el periodo de tiempo en el que hemos estado desarrollando el proyecto. Él es el que mejor puede solventar cualquier pequeño problema que surja o designar a algún compañero para dicha tarea.
Enviar un correo avisando a todas las personas con las que nos comunicamos habitualmente. Siempre hay clientes, proveedores o secretarias de otras empresas con las que hablamos diariamente. Es conveniente avisarles de las fechas en las que no vamos a estar y comunicarles con quién pueden ponerse en contacto para cuestiones urgentes.
Irnos de vacaciones con la sensación de que todo está bajo control nos dará mucha tranquilidad y disfrutaremos más.
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